Документальное оформление денежных. Учет денежных средств

Порядок использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем для приема наличных денежных средств. Инвентаризация наличных денежных средств ценных бумаг бланков строгой отчетности и контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций Денежные средства.

Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Лекция 62-63. Учет денежных средств. Документальное оформление учета денежных средств

ПЛАН

Денежные средства. Формы денежного обращения.
Задачи учета денежных средств.

4. Порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами.

5. Обязанности и порядок работы кассира.

6. Учет приходных и расходных кассовых операций в аптеке.

Порядок ведения кассовой книги.
Учет операций по расчетному и валютному счетам.
Инвентаризация наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций

Денежные средства. Формы денежного обращения

Организация любого вида деятельности требует наличия как материальных ресурсов, так и денежных средств.

Денежные средства суммы наличных денежных средств в кассе организации, на расчетном, валютном и специальном счетах в банке, а также переводы в пути и денежные документы.

В структуре хозяйственных средств аптеки по видам и размещению денежные средства относятся к оборотным активам и могут быть нормируемые (денежные средства в кассе) и ненормируемые (денежные средства на счетах в банке).

Существует 2 формы денежного оборота: безналичный расчет и наличный расчет.

Безналичный расчет представляет перечисление денежных средств со счета плательщика на счет получателя. Посредником в этих расчетах является банк.

Наличный расчет движение наличных денег по кассе при оплате товаров, услуг и осуществлении других платежей.

Способ расчетов зависит от статуса участвующих в расчетах лиц (плательщика и получателя денежных средств).

Расчеты между юридическими лицами, а также с участием предпринимателей осуществляются в безналичном порядке. В случаях, предусмотренных законодательством, расчеты между юридическими лицами, а также с участием предпринимателей, могут производиться наличными денежными средствами только с разрешения обслуживающего их банка в размере не более 50 базовых величин в месяц. В ряде случаев законодательство допускает расчеты между юридическими лицами, предпринимателями наличными в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц.

Оплата товаров производится в форме наличного или безналичного расчета в установленном порядке.

2. Задачи учета денежных средств

Основными задачами учета денежных средств являются:

оперативный, повседневный контроль за сохранностью и правильным использованием денежных средств;
строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых операций и операций по безналичным расчетам;
соблюдение лимита денежных средств в кассе аптеки;
своевременное и правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета;
проведение инвентаризации денежных средств и расчетов.

Порядок использования кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем для приема наличных денежных средств

Порядок использования кассового оборудования, платежных терминалов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек установлен постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь № 924/16 от 06.07.2011 г.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели принимают наличные денежные средства и (или) банковские пластиковые карточки в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь с применением кассового оборудования, модели (модификации) которого включены в Государственный реестр, и (или) платежных терминалов.

Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов и специальных компьютерных систем, используемых на территории Республики Беларусь (далее - Государственный реестр), - перечень сведений о моделях (модификациях) кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, разрешенных к использованию на территории Республики Беларусь для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг.

Ведение Государственного реестра осуществляется Государственным комитетом по стандартизации.

Кассовое оборудование - кассовый суммирующий аппарат (КСА), специальная компьютерная система (СКС), используемые для приема наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг.

Платежный документ - документ, формируемый кассовым оборудованием и (или) платежным терминалом, подтверждающий прием наличных денежных средств и (или) осуществление расчетов с использованием банковских пластиковых карточек.

Кассовое оборудование применяется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями после его регистрации в налоговом органе в порядке, определенном Министерством по налогам и сборам.

КСА, зарегистрированные в налоговом органе, используются в течение 6 лет с даты первой регистрации в налоговом органе и в период нахождения их моделей (модификаций) в Государственном реестре.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие продажу товаров, при получении выручки по каждому торговому объекту от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг за предыдущий календарный год в размере более 15000 базовых величин, обязаны установить в этом торговом или ином объекте платежные терминалы. При этом количество устанавливаемых платежных терминалов должно составлять в процентном отношении к количеству используемых единиц кассового оборудования указанных объектов в течение первого календарного года не менее 50 процентов, в течение второго календарного года - 100 процентов.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели при создании торговых объектов, расположенных в районных центрах, городах областного подчинения, областных центрах и г. Минске, обязаны установить в этих объектах платежные терминалы. При этом количество устанавливаемых платежных терминалов должно составлять в процентном отношении к количеству единиц кассового оборудования указанных объектов 100 процентов.

Кассовое оборудование подлежит техническому обслуживанию и ремонту в центрах технического обслуживания (ЦТО).

Техническое обслуживание и ремонт кассового оборудования (за исключением СКС) осуществляются ЦТО, с которым заключен соответствующий договор. Данные договоры заключаются до регистрации кассового оборудования в налоговом органе.

Техническое обслуживание и ремонт специальных компьютерных систем могут выполняться изготовителем специальных компьютерных систем либо юридическим лицом, их применяющим, либо организацией, с которой заключен договор на техническое обслуживание и ремонт, если иное не установлено актами законодательства.

Кассовое оборудование применяется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями при условии установки на нем средств контроля.

Средство контроля - рельефные голограммы на самоклеящейся основе, предназначенные для установки на кассовом оборудовании.

Средства контроля устанавливаются на кассовом оборудовании юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими производство или ввоз на территорию Республики Беларусь кассового оборудования либо его техническое обслуживание и ремонт.

Образцы средств контроля, предназначенных для установки на кассовое оборудование, а также порядок их использования и учета утверждаются Министерством по налогам и сборам по согласованию с Государственным комитетом по стандартизации.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, применяющие кассовое оборудование, обязаны обеспечить сохранность и целостность средств контроля, установленных на нем.

Средство контроля налоговых органов - специальное электронное устройство для сбора, обработки и передачи информации о денежном обороте посредством сотовой подвижной электросвязи в центр обработки данных.

На каждую единицу кассового оборудования ведется книга кассира по следующей форме:

______________________________________________________

(учетный номер плательщика и наименование юридического лица,

фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя)

КНИГА КАССИРА

Кассовое оборудование № ___________________________

Дата

Получено наличных денежных средств перед началом работы авансом для расходных операций

Показания нарастающего оборота

Номер суточного (сменного) отчета
(Z-отчета)

Сумма выручки за день (смену)
(гр. 5 гр. 3), рублей

Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям (потребителям), рублей

Сумма ошибочно сформированных платежных документов согласно реестру, рублей

Сдано в кассу (банк), рублей

Остаток денежных средств на конец дня (смены), рублей

Подпись кассира

на начало рабочего дня (смены)

на конец рабочего дня (смены)

всего

в том числе

сумма, рублей

подпись кассира

получено при расчетах с использованием банковских пластиковых карточек

Наличие книги кассира должно быть обеспечено в месте установки кассового оборудования.

Книга кассира предназначена для ежедневной контрольной записи показаний денежных оборотов, регистрируемых кассовым оборудованием, и должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица либо подписью индивидуального предпринимателя.

Записи в книге кассира осуществляются:

ежедневно в хронологическом порядке перьевой или шариковой ручкой, без помарок на основании показаний кассового оборудования и подтверждающих документов.

В начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работы для расходных операций. По окончании рабочего дня (смены) заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира.

Внесение в книгу кассира исправлений осуществляется путем зачеркивания ошибочных записей и надписи правильных, которые заверяются подписями лица, уполномоченного юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем.

Допускается ведение книги кассира с помощью программно-технических средств при условии обеспечения заполнения всех реквизитов, предусмотренных в форме книги кассира. При этом листы книги кассира формируются в виде выходной формы "Вкладной лист книги кассира". В последней выходной форме "Вкладной лист книги кассира" за каждый месяц должно быть напечатано общее количество листов книги кассира за каждый месяц, а в последней такой форме за календарный год - общее количество листов книги кассира за год. Нумерация листов книги кассира в выходных формах осуществляется в порядке возрастания с начала года. Выходные формы "Вкладной лист книги кассира" брошюруются в хронологическом порядке в течение года. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя юридического лица и лица, осуществляющего руководство бухгалтерским учетом, а также печатью юридического лица либо подписью индивидуального предпринимателя.

Кассовое оборудование должно быть установлено в местах, доступных для визуального просмотра покупателем (потребителем) информации индикатора потребителя кассового оборудования (при его наличии), отображающего сумму денежных средств, проведенную по кассовому оборудованию. Кассовое оборудование, не имеющее индикатора потребителя, устанавливается таким образом, чтобы обеспечивался визуальный просмотр самого кассового оборудования. Непосредственно место установки кассового оборудования определяется юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, его использующим.

Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств через кассовое оборудование. В подтверждение принятия указанных сумм он обязан выдать покупателю (потребителю) платежный документ, подтверждающий оплату товара, выполнение работы, оказание услуги, а также поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в ящик для денег кассового оборудования (при его наличии) или иное место аналогичного назначения.

По окончании рабочего дня (смены) кассир обязан вывести в соответствии с эксплуатационной документацией на кассовое оборудование: контрольную ленту - для кассового оборудования с электронным журналом, когда контрольная лента формируется в едином рабочем цикле с чековой лентой при регистрации кассовой операции, но оформляется раздельно; суточный (сменный) отчет (Z-отчет).

В случае ошибок, допущенных кассиром при вводе суммы денежных средств в сформированном платежном документе, использование (погашение) в течение рабочего дня (смены) этого платежного документа запрещается. В конце рабочего дня (смены) составляется реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме:

_____________________________________________________________

(учетный номер плательщика и наименование юридического лица, фамилия,

собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя)

РЕЕСТР
ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования

Кассовое оборудование № __________________________

(указывается заводской номер)

«__» ___________ 20__ г.

Реестр составлен комиссией в составе:

заведующий секцией, отделом (при наличии) __________________________________

(фамилия, инициалы)

кассир ___________________________________________________________________

(фамилия, инициалы)

Номер платежного документа	Название отдела (при наличии)	Сумма платежного документа, рублей	Причина неиспользования платежного документа

Всего на сумму ____________________________________________________ рублей.

(сумма прописью)

Перечисленные платежные документы погашены и прилагаются к настоящему реестру.

К реестру прилагаются ошибочно сформированные платежные документы.

Контрольные ленты, суточные (сменные) отчеты (Z-отчеты) хранятся в течение 12 месяцев со дня их формирования.

В случае обнаружения неисправности кассового оборудования или повреждения средства контроля, установленного на нем, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны прекратить прием наличных денежных средств и (или) банковских пластиковых карточек с его использованием.

Кассир обязан оформить окончание работы. При невозможности снятия суточного (сменного) отчета (Z-отчета) производится запись в книге кассира о неисправности кассового оборудования и сумме денежных средств, принятых с применением этого кассового оборудования за данный рабочий день (смену) до обнаружения его неисправности.

На период ремонта кассового оборудования при невозможности его замены на исправное кассовое оборудование или при временном отсутствии электроэнергии юридические лица и индивидуальные предприниматели осуществляют прием наличных денежных средств при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг с оформлением каждому покупателю (потребителю) документа с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка которого включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции.

Запрещается использование юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями кассового оборудования:

Модели (модификации) которого не включены в Государственный реестр либо исключены из него;

По истечении 6 лет с даты первой регистрации кассового оборудования в налоговом органе по месту постановки на учет юридического лица или индивидуального предпринимателя;

Не зарегистрированного в налоговом органе по месту постановки юридического лица и индивидуального предпринимателя на учет;

Модели (модификации) которого используются не в соответствии со сферой применения, указанной в Государственном реестре;

Без заполнения книги кассира;

Без средств контроля либо с поврежденными средствами контроля;

Без заключения договора на его техническое обслуживание и ремонт (за исключением специальных компьютерных систем);

Не соответствующего технической документации и эталонному образцу модели (модификации) кассового оборудования, включенной в Государственный реестр, по акту (заключению) юридического лица, определенного Государственным комитетом по стандартизации, о результатах технического освидетельствования кассового оборудования;

Не в фискальном режиме либо не обеспечивающего наличие на платежном документе информации, предусмотренной государственными стандартами Республики Беларусь.

Запрещается хранить в ящике для денег кассового оборудования или ином месте аналогичного назначения наличные денежные средства, не учтенные через кассовое оборудование, кроме полученных перед началом работы для расходных операций и указанных в книге кассира.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели вправе принимать наличные денежные средства при осуществлении розничной торговли лекарственными средствами, медицинской техникой, изделиями медицинского назначения и другими товарами аптечного ассортимента медицинскими работниками фельдшерско-акушерских пунктов;

В случае возврата покупателю наличных денежных средств, принятых с использованием кассы или системы, составляется акт о возврате наличных денежных средств покупателю по установленной форме, к которому прилагаются возвращенные покупателем чеки.

_________________________________________

(УНП и наименование юридического лица, фамилия,

имя, отчество индивидуального предпринимателя)

АКТ

о возврате наличных денежных средств покупателю (потребителю)

Кассовый суммирующий аппарат, специальная компьютерная система,

билетопечатающая машина, таксометр № _____________________________

(указывается заводской номер)

"__" _________ 200_ г.

Акт составлен комиссией в составе:

руководитель (индивидуальный предприниматель) ________________

заведующий секцией, отделом (при наличии) ________________

кассир, иное уполномоченное лицо ______________

№ п/п

Номер чека

Название отдела

(при наличии)

Номер бригады (при наличии)

Сумма чека (руб.)

Всего на сумму _______________________________________ руб.

(сумма прописью)

Возвращенные покупателями (потребителями) чеки погашены и

прилагаются к акту.

Приложение: ________________________________________________________

Руководитель (индивидуальный предприниматель) ________________

(подпись)

Заведующий секцией, отделом (при наличии) ________________

(подпись)

4. Порядок ведения кассовых операций и расчетов

наличными денежными средствами

Порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь утвержден постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 107 от 29.03.2011 г.

Выручка все наличные деньги, поступившие в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, за исключением наличных денег, полученных в обслуживающем банке по чеку из чековой книжки для получения наличных денег.

Касса помещение или место приема, выдачи, хранения наличных денег, кассовых документов.

Кассовые операции операции юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, между собой, с банком и (или) с физическими лицами, которые связаны с приемом в кассу и (или) выдачей из кассы наличных денег с отражением этих операций в соответствующих книгах учета, а также хранение наличных денег.

Наличные деньги денежные знаки в виде банкнот и монет Национального банка Республики Беларусь (далее Национальный банк), находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством на территории Республики Беларусь.

Обслуживающий банк банк, осуществляющий расчетное и (или) кассовое обслуживание физических и (или) юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, в соответствии с законодательством сдают наличные деньги:

в обслуживающие банки;

работникам службы инкассации;

в организации Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Выручка сдается в обслуживающий банк в течение времени, установленного банком для обслуживания юридических лиц, подразделений, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов.

Наличные деньги могут быть получены юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями в обслуживающих банках на цели, установленные законодательством.

Наличные деньги, полученные юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями в кассах банков, расходуются на цели, указанные в чеке.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, открывшие текущие (расчетные) банковские счета не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, открывшие текущие (расчетные) банковские счета самостоятельно определяют порядок и сроки сдачи выручки в приказе руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, решении индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, оформленных в письменном виде. Порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены по решению руководителя в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам.

При установлении сроков сдачи выручки учитываются необходимость ускорения оборачиваемости и своевременного поступления наличных денег в банки, обеспечение сохранности, специфика работы юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, открывшие текущие (расчетные) банковские счета сообщают обслуживающему банку установленные сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, а также сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров.

Решением руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, индивидуального предпринимателя, открывшего текущий (расчетный) банковский счет, устанавливаются:

размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на одно рабочее место кассира, уполномоченное лицо;

время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки с учетом выписки соответствующих сопроводительных документов и последующей передачи службе инкассации (в случае сдачи выручки работникам службы инкассации в соответствии с законодательством);

время сдачи выручки кассирами главному (старшему по должности) кассиру;

время начала подготовки выручки для последующей сдачи в обслуживающий банк, в организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь либо работникам службы инкассации (при отсутствии должности главного (старшего) кассира).

Сроки сдачи выручки для уполномоченных лиц устанавливаются исходя из необходимости обеспечения сохранности наличных денег, но не реже одного раза в 7 календарных дней.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, открывшие текущие (расчетные) банковские счета выдают из своих касс наличные деньги, полученные в обслуживающем банке по чеку, в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов в течение 5 рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке.

После истечения этого срока (на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в обслуживающий банк (иной банк), работникам службы инкассации либо в организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов

При приеме наличных денег юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели обязаны проверять их подлинность и платежность, руководствуясь при этом официальной информацией Национального банка, в том числе размещенной на сайте Национального банка в глобальной компьютерной сети Интернет, а также официальными информационными материалами правоохранительных структур и иных достоверных источников.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели выдают наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие расходы для осуществления расчетов с юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями в размерах, определяемых руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, установленного настоящей Инструкцией.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Лица, получившие денежные средства под отчет, осуществляют их расходование на цели, определенные руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем в соответствии с законодательством. Передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в том числе с использованием корпоративных карточек, а также использование корпоративных карточек другими лицами запрещается.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

5. Обязанности и порядок работы кассира

При приеме кассира на работу руководитель юридического лица обязан под расписку ознакомить его с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории республики Беларусь, после чего с кассиром заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств или денежных средств, снятых с банковских пластиковых карточек, через аппарат или систему и несет ответственность за сохранность всех принятых им наличных денег.

В соответствии с Правилами осуществления розничной торговли отдельными видами товаров и общественного питания, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07 апр.2004 г. № 384, кассир должен производить расчеты с покупателем в следующем порядке:

четко назвать сумму денег, полученную от покупателя, и положить эти деньги отдельно на видное для покупателя место;
выбить на кассовом аппарате чек;
назвать покупателю выдаваемую сумму сдачи и вручить ее вместе с чеком;
поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в ящик для денег КСА или СКС.

Правильность расчета за приобретаемый товар покупатель проверяет на месте его проведения.

При возникновении спора об ошибке в выдаче сдачи покупатель имеет право потребовать от продавца проведения сверки показаний контрольной ленты КСА или СКС с фактической суммой наличных денежных средств в ящике для денег.

Кассиру или иному уполномоченному лицу запрещается иметь при осуществлении приема наличных денежных средств или банковских пластиковых карточек в денежном ящике аппарата или системы наличные денежные средства, не учтенные через аппарат или систему (кроме наличных денежных средств, выданных авансом для расходных операций перед началом рабочего дня (смены)

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной им работы другим лицам.

ЮЛ, подразделения, не имеющие по штатному расписанию должности кассира или имеющие одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагают на другого работника. С этим работником на время исполнения им обязанностей кассира заключается письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, и руководитель ЮЛ, подразделения обязан под расписку ознакомить его с Инструкцией...

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, по иной уважительной причине) находящиеся у него под отчетом наличные деньги немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем ЮЛ, подразделения. Результаты пересчета и передачи наличных денег отражаются в акте произвольной формы, в котором делается отметка об отсутствии кассира при проведении пересчета и передаче наличных денег.

При закрытии аптеки, окончании смены или по прибытию инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия аптеки, кассир обязан:

в соответствии с эксплутационной документацией на кассовый аппарат сформировать отчет закрытия смены (Z-отчет);
подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру ответственному администратору, или непосредственно инкассатору банка, оформив препроводительную ведомость.

6. Учет приходных и расходных кассовых операций в аптеке

Кассовые операции оприходование в кассу наличных денег, соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег, прием и выдача наличных денег, оформление кассовых документов, порядок использования выручки, порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков, ведение кассовой книги и хранение наличных денег.

Все кассовые операции с наличными денежными средствами подразделяются на приходные и расходные.

6.1. Учет приходных кассовых операций

К приходным кассовым операциям в аптеке относятся:

поступление денег от покупателей за реализованные товары;
поступление денег от прикрепленной аптечной сети;
поступление денег из банка на выплату заработной платы;
возврат подотчетных неиспользованных сумм;
поступление денежных средств от лиц, погашающих недостачу.

1. Поступление денег от покупателей за реализованные товары

а) поступление денег при изготовлении лекарственных форм.

Оплатив стоимость экстемпорального ЛС, посетитель получает на руки чек и квитанцию на заказанную лекарственную форму, а заказ учитывается в Рецептурном журнале (ф. 17-АП). Полученная сумма денег пробивается провизором на отдельном счетчике кассового аппарата. В конце смены или рабочего дня провизор-рецептар подводит итоги в «Рецептурном журнале» (ф. 17-АП), сверяет эти данные с показателями счетчика кассового аппарата. Выручка определяется по разнице показателей счетчика на начало и конец смены (дня).

б) Поступление денег от реализации готовых лекарственных средств.

Кассир получает от посетителя причитающуюся сумму и пробивает ее по отдельному счетчику кассового аппарата. Выручка от реализации ГЛС определяется по разнице показателей счетчика кассового аппарата на начало и конец дня, либо из общей выручки рецептурно-производственного отдела вычитается стоимость экстемпоральных лекарственных форм, учтенных в «Рецептурном журнале» (ф. 17-АП).

2. Поступление денег от прикрепленной аптечной сети . Прием выручки от прикрепленной аптечной сети по кассе аптеки оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1), подписанным бухгалтером.

Приходный кассовый ордер формы КО-1 утвержден приказом Министерства финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г. N 311 и применяется для приема дене ж ных средств предприятиями, организациями, учреждениями, а также предпринимател я ми без образования юридического л и ца.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях по форме 1 или форме 1-а. Выбор формы ведения журнала определяется руководителем, главным бухгалтером.

Прием наличных денег производится по приходным ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным. В подтверждение факта приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. В кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним докуме н ты.

Прием денежных средств по кассовым ордерам может производиться только в день их составления, причем после получения денег они должны быть немедленно подписаны кассиром.

Кассир обязан правильно заполнить все реквизиты приходного кассового ордера, исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допуск а ются.

3. Поступление денег из банка на выплату заработной платы;

Денежные средства на выплату заработной платы получают со счета в банке, а если аптека не имеет своего счета, то со счета ВСО по заполненным денежным чекам, подписанным руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепленным печатью учреждения. Чековую книжку предприятия получают в банке по заявлению и хранят ее в кассе вместе с наличными деньгами. Поступление денег оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1).

4-5. Возврат подотчетных неиспользованных сумм, поступление наличных денег в кассу аптеки от лиц, погашающих недостачу.

Возврат подотчетных неиспользованных сумм оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1).

6.2. Учет расходных кассовых операций

К расходным кассовым операциям в аптеке относятся:

сдача выручки в банк;
выплата заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности;
выдача денег под отчет;
оплата закупаемых у населения лекарственного растительного сырья, аптечной посуды, бывшей в употреблении.

Выдача наличных денег кассами предприятий производится по расходным кассовым документам: расходный кассовый ордер, платежные ведомости и т.д.

Расходный кассовый ордер формы КО-2 утвержден постановлением Министерства финансов РБ от 19 апреля 2001 г. № 43. Выписывается либо оформляется с помощью технических средств в одном экземпляре работником бухгалтерии. Исправления, хотя бы и оговоренные, в бланке ордера не допускаются. Расходный кассовый ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя, подпись его на расходном кассовом ордере не обязательна.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, проверяет правильность заполнения бухгалтером в расходном кассовом ордере реквизитов: наименование, серия и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении наличных денег должна быть сделана получателем денег только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью.

При оформлении расходных кассовых ордеров с помощью технических средств все реквизиты и сумма получаемых наличных денег распечатываются, получателем наличных денег проставляется только подпись.

В расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Расходный кассовый ордер после выдачи по нему наличных денег подписывается кассиром.

Расходные кассовые ордера, платежные ведомости и др. расходные документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером.

Сдача выручки в банк.

Если в аптеку поступает много денег от реализации товаров, тогда можно с банком заключить договор на инкассацию выручки. При сдаче выручки работник аптеки должен потребовать от инкассатора удостоверение личности, доверенность банка на право инкассации выручки, явочную карточку данной аптеки, порожнюю сумку с номером, закрепленным за аптекой. Инкассаторы банка выручку забирают в установленное время каждый день и принимают ее от кассира аптеки в инкассаторской опломбированной сумке. Кассир аптеки заполняет препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый экземпляр препроводительная ведомость кладется в опломбированную сумку, второй накладная вручается инкассатору вместе с сумкой, третий копия препроводительной ведомости остается в аптеке, на ней инкассатор расписывается и ставит штамп банка.

При сдаче выручки в объединенную кассу аптек оформляют приходный кассовый ордер (ф. № КО-1).

Сдача выручки через отделения связи оформляется квитанцией. В квитанции, кроме суммы перечисляемых денег, указывается сумма услуги за пересылку.

Выплаты заработной платы.

Выдача наличных денег на зарплату производится в аптеке по расчетно-платежной ведомости в течение трех дней. Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью.

В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества (при его наличии) получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег.

Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в платежной ведомости, либо лицу, указанному в доверенности, при предъявлении документов, удостоверяющих личность. В этом случае в платежной ведомости перед подписью получателя наличных денег кассир делает запись: "По доверенности", а сама доверенность прилагается к платежной ведомости. При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. По истечении 3 дней ведомость закрывается, кассир указывает сумму выданных и не выданных денег и скрепляет это своей подписью. На выданную заработную плату выписывается один общий расходный кассовый ордер, а на не выданную заработную плату кассир в ведомости против лица, не получившего деньги, ставит штамп или делает от руки пометку «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

С разрешения банка выплата заработной платы может производиться аптекой из выручки.

3. Расход наличных денег за закупленное растительное сырье. Выдача наличных денег сдатчикам лекарственного растительного сырья производится по заготовительным документам («Ведомость на закупку дикорастущих растений и (или) их частей у граждан») с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным документам.

4. Расход наличных денег за закупленную у населения аптечную посуду, бывшую в употреблении.

Принятая по закупочным ценам приемщиком у населения посуда, бывшая в употреблении, подлежит оплате из кассы аптеки наличными деньгами, полученными приемщиком из кассы аптеки под отчет по расходному кассовому ордеру. Принятая посуда дополнительно учитывается в «Ведомости покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении» (ф. № АП-8). Расходование наличных денежных средств на покупку у населения аптечной посуды, бывшей в употреблении, и суммы расходования также устанавливаются решением банка.

Ведомость оформляется в 2-х экземплярах. В конце смены (рабочего дня) первый экземпляр ведомости вместе с отсортированной по емкостям и принятой посудой передается материально-ответственному лицу, второй остается у приемщика посуды.

5. Выдача денег под отчет.

Под отчет наличные деньги из кассы аптеки могут выдаваться на расходы, связанные со служебными командировками, на приобретение канцелярских товаров из торговой сети и другие. Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. Разовые выдачи наличных денег отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам формы КО-2.

В авансовую сумму расходов, выданную работнику на служебную командировку, входят: суточные, оплата жилья и проезд.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников, производится при условии полного отчета по ранее полученным на эти цели суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Израсходованные денежные средства, выданные из кассы аптеки под отчет на приобретение товаров из торговых учреждений, должны быть подтверждены чеком. Неиспользованные денежные средства должны быть возвращены в кассу аптеки по приходному кассовому ордеру (ф. № КО-1).

7. Порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег

Юридические лица отражают все поступления и выдачи наличных денег в кассовой книге по установленной форме.

Основанием для записей в кассовую книгу являются оформленные в соответствии с законодательством приходные и расходные кассовые ордера, а также документы, указанные в частях второй и третьей настоящего пункта.

Для юридических лиц, применяющих упрощенную систему налогообложения в соответствии с законодательством и ведущих учет в книге учета доходов и расходов, при получении наличных денег в обслуживающих банках основанием для осуществления записей в кассовую книгу по усмотрению руководителя юридического лица или лица, им уполномоченного, являются приходные кассовые ордера либо корешки чеков из чековых книжек для получения наличных денег.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью юридического лица. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период).

Учинение записей в кассовой книге начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки ”Остаток на начало дня“.

Предварительно лист необходимо согнуть пополам по линии отреза так, чтобы отрывная часть была подложена под неотрывную часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после строки ”Итого по странице“ отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линиям оборотной стороны неотрывной части листа.

Учинение записей в кассовую книгу осуществляется кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Режим рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса Республики Беларусь.

Бланк отчета кассира до конца операций за день не отрывается.

В строке ”в том числе на оплату труда“ указывается сумма остатка наличных денег, не выплаченных по платежной ведомости на оплату труда.

Записи в кассовой книге ведутся до полного использования листов кассовой книги.

Ведение кассовой книги допускается с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы ”Вкладной лист кассовой книги“. Одновременно с ней формируется выходная форма ”Отчет кассира“. Названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня и иметь одинаковое содержание.

В последней выходной форме ”Вкладной лист кассовой книги“ за каждый месяц должно быть автоматически напечатано общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения выходных форм ”Вкладной лист кассовой книги“ и ”Отчет кассира“ обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Выходные формы ”Вкладной лист кассовой книги“ брошюруются в хронологическом порядке в течение года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица.

9. Инвентаризация наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций

В сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности, находящихся в кассе.

Общие правила проведения инвентаризации и примерные формы актов инвентаризации наличных денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности приведены в Инструкции по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180.

Уполномоченные государственные органы в пределах своей компетенции осуществляют проверки соблюдения юридическими лицами, подразделениями, индивидуальными предпринимателями, частными нотариусами порядка ведения кассовых операций, порядка расчетов наличными деньгами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь.

При проведении проверок рассматриваются следующие вопросы:

Полнота оприходования наличных денег, полученных из кассы обслуживающего банка, и полнота их сдачи в обслуживающий банк;

Соответствие записей в кассовой книге данным обслуживающего банка (по суммам, полученным из кассы обслуживающего банка и сданным в кассу обслуживающего банка), и в случае расхождения между данными обслуживающего банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений;

Соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк, уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса за проверяемый период, и сопоставляется с суммой наличных денег, сданных в обслуживающий банк;

соответствие суммы и даты сдачи наличных денег в обслуживающий банк с соответствующими записями в кассовой книге, и при обнаружении расхождений между данными обслуживающего банка и записями в кассовой книге выявляются причины создавшегося положения;
расходование по целевому назначению наличных денег, полученных из кассы обслуживающего банка;
соблюдение согласованных с обслуживающим банком условий расходования на месте поступающих в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя наличных денег;
соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями;
соблюдение юридическим лицом, подразделением установленного обслуживающим банком лимита остатка кассы на каждый день проверяемого периода и определение сверхлимитных остатков по каждому дню, когда имело место превышение лимита остатка кассы;
соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходные и расходные кассовые ордера, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег);
соблюдение порядка выдачи наличных денег под отчет, сроков составления отчетов об израсходованных суммах (наличные деньги, банковские пластиковые карточки) и сроков возврата неизрасходованных сумм;
соблюдение порядка проведения инвентаризаций наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности юридического лица, подразделения;
устранение недостатков, выявленных предыдущими проверками.

ФОРМЫ ДЕНЕЖНОГО
ОБРАЩЕНИЯ

ЕЗНАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ

перечисление денежных средств со счета плательщика на счет получателя

НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ

движение наличных денег по кассе при оплате товаров, услуг и осуществлении других платежей

7185. Учет денежных средств 28.64 KB Документирование учет денежных средств на расчетных и валютных счетах. Оформляется актом с приложением черновика пересчета денег. По дебету счета отражается поступление денег в кассу от источников... 13180. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЁТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ 1.95 MB Постоянно совершающийся кругооборот хозяйственных средств вызывает непрерывное возобновление многообразных расчётов. Расчеты могут быть как внешними, так и внутренними, а организации могут выступать как продавцами, так и покупателями. Наиболее распространёнными видами внешних расчётов являются: расчёты с поставщиками и подрядчиками за сырьё, расчеты с покупателями и заказчиками. От состояния этих расчетов во многом зависит платежеспособность организации, ее финансовое положение и инвестиционная привлекательность. 20888. Учет и контроль денежных средств в бюджетных учреждениях 81.21 KB Экономика по профилю Бухгалтерский учет статистика на тему: Учет и контроль денежных средств в бюджетных учреждениях. Денежные средства как элемент финансовых активов бюджетного учреждения. Специфика учета в бюджетных учреждениях. 1851. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ 61.31 KB Учет движения денежных средств по кассе. Предметом является учет и анализ денежных средств в ОАО Алиса. Цель работы: изучить совокупность теоретических организационно-методических и практических вопросов учета и анализа формирования и использования денежных средств в ОАО Алиса. 9998. Совершенствование техники учета и аудит денежных средств ФКУ ИК-2 115.14 KB Расчеты могут быть как внешними, так и внутренними, а организации могут выступать как продавцами, так и покупателями. Наиболее распространёнными видами внешних расчётов являются: расчёты с поставщиками и подрядчиками за сырьё, материалы, товары, расчеты с покупателями и заказчиками. Из внутренних расчетов следует обратить особое внимание на расчеты с подотчетными лицами и на расчеты с персоналом по прочим операциям. 20740. Учет и анализ заемных денежных средств (на примере ЗАО «Электровыпрямитель») 111.84 KB Существуют три вида учетных измерителей: денежные трудовые натуральные Денежный измеритель обобщающий так как через рубли и копейки или другую валюту определяются: объем имущественных прав предприятия его затраты ранее выраженные в натуральных и трудовых измерителях составляются сметы производственные задания отчеты и балансы... 1852. Учет и анализ формирования и использования денежных средств в ООО «Марео» 55.91 KB Учет движения денежных средств по кассе. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления производства и реализации продукции работ или услуг. Предметом является учет и анализ денежных средств в ООО Марео. 5140. Изучение учета, документального оформления и анализа денежных средств 190.55 KB Правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации укрепление в ней договорной и расчетной дисциплины и улучшение ее финансового состояния. Денежные средства это финансовые ресурсы организации абсолютно ликвидные активы которые обеспечивают выполнение обязательств любого уровня и вида. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций замещающих наличные деньги в обороте. 9782. Бухгалтерский учет привлеченных денежных средств в кредитных потребительских кооперативах 71.46 KB Начисление расходов в виде процентов по полученным займам осуществляется в соответствии с ПБУ 10 99. Начисление процентов Д 912 Прочие расходы К 663 673 Проценты по долговым обязательствам для целей налогообложения нормируются. Статьей 269 Налогового кодекса Российской Федерации далее НК РФ определен порядок расчета максимальной величины процентов которая может быть учтена налогоплательщиком в составе своих расходов. Статья 269 НК РФ позволяет налогоплательщикам выбирать способ определения максимального размера процентов из двух... 14211. Разработка рекомендаций по совершенствованию учета денежных средств организации и анализа их движения 49.38 KB Денежные средства предприятий представляют собой совокупность денег находящихся в кассе на банковских расчетных валютных специальных и депозитных счетах в выставленных аккредитивах и особых счетах чековых книжках переводах в пути и денежных документах. В свою очередь эффективность расчетных операций во многом зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств расчетных и кредитных операций. Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются: точный полный и своевременный учет...

Основными нормативными актами, регулирующими порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, являются:

Закон о бухгалтерском учете;

Положение по ведению бухгалтерского учета;

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40;

Положение ЦБ РФ о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, принято письмом ЦБ России от 5 января 1998г. №14-П

Получение денежных средств с расчетного счета в кассу оформляется денежным чеком, в котором указываются цели данной операции: выдача заработной платы, пособий, командировочных расходов, на хозяйственные нужды и др. Денежный чек подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Реквизиты чека полностью повторяются в корешке, который остается для подтверждения записей по кассовым операциям в учетных регистрах. Чеки (25 или 50 чеков) содержатся в специальной чековой книжке, которая выдается по заявлению владельца счета. Чековые книжки являются бланками строгой отчетности и хранятся в сейфе организации. Наличные деньги могут расходоваться только на указанные в чеке цели (целевое назначение).

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим банком по согласованию с руководством предприятия.

Лимит кассы устанавливается каждой организации индивидуально на основе расчета по форме № 0408020, утвержденном Положением ЦБ РФ от 5 января 1996 г. №14 - П " О правилах организации наличного денежного образования на территории РФ".

При необходимости лимит кассы может быть пересмотрен. Расчет лимита остатка кассы подписывает руководитель и главный бухгалтер организации. Этот расчет организация должна представить в обслуживающий банк.

Кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Для документирования кассовых операций должны использоваться следующие формы:

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1),

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2),

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3),

Кассовая книга (форма № КО-4),

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

При составлении первичных учетных документов по учету кассовых операций в соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" предприятиям не разрешается вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы по первичному учету кассовых операций. При их заполнении запрещается внесение любых исправлений, подчисток, помарок. Приходный или расходный кассовый документ, содержащий подчистки, помарки, исправления, считается недействительным и к дальнейшему учету не принимается.

Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Приходный кассовый ордер выписывает работник бухгалтерии в одном экземпляре на основании кассовых и товарных чеков, авансовых отчетов и других документов. Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом и передается в кассиру для исполнения по нему операции по приему наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер состоит из двух частей – самого приходного кассового ордера и квитанции к нему. Лицу, внесшему в кассу наличные денежные средства, выдается квитанция о приеме денег к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма №КО-2) или надлежаще оформленным документам (платежная ведомость, расходная ведомость, заявление на выдачу денег и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером и руководителем организации.

Расходный кассовый ордер заполняется работником бухгалтерии в одном экземпляре и передается кассиру для исполнения по нему операции по выдаче наличных денег из кассы организации. Он состоит из двух частей – распорядительной и оправдательной. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием. Оправдательная часть является распиской лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера, в получении денежных средств

В тех случаях, когда на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру (заявлениях, счетах и др.), есть разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге (форма №КО-4).

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов в организации кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограмм "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе формы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и иметь все реквизиты кассовой книги. Нумерация листов осуществляется автоматически.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, за год.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

Корреспонденция счетов по операциям, связанным с поступлением денежных средств в кассу организации и их выдачей из кассы приведена в таблице.

Корреспонденция счетов по учету денежных средств в кассе организации

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
	Поступили наличные денежные средства с расчетного счета в кассу организации
	Получена наличными в кассу выручка за проданные товары в розничной торговле		90/1
	Получена в кассу от поставщика сумма ранее выданного ему аванса (предоплаты)		60/2
	Получены наличные денежные средства от покупателей в погашение задолженности за проданную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги)		62/1
	Получена в кассу от другой организации сумма предъявленной ей претензии
	Внесена в кассу подотчетным лицом сумма неизрасходованного ранее выданного аванса
	Получено в кассу от должника в погашение задолженности за причиненный материальный ущерб		73.2
	Внесены в кассу наличные денежные средства учредителями в погашение задолженности по вкладу в УК организации		75/1
	Оприходованы излишки денежных средств, выявленные при инвентаризации		91.1
	Выдача пособий работникам организации через кассу
	Сдача в банк из кассы организации сверхлимитного остатка свободных денежных средств
	Оплачено наличными денежными средствами из кассы организации поставщикам за приобретенные товары (работы, услуги)
	Выдача из кассы подотчетному лицу наличные денежные средства на командировочные и хозяйственные расходы
	Выданы инкассатору денежные средства из кассы организации
	Выданы из кассы наличные денежные средства на выплату депонированной з/платы и по исполнительным документам
	Выданы наличные денежные средства по платежной ведомости на з/плату сотрудникам организации
	Отражена недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная при инвентаризации

Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации. Следовательно, документ - любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.

Форма документа определяется совокупностью показателей и их расположением в документе. Наименование показателей и их число в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным - непосредственно по окончанию операции. Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленные сроки и порядке для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота .

Документооборот движения денежных средств осуществляется по двум направлениям проведения хозяйственных операций связанных с денежными средствами: наличный оборот денежных средств и безналичный оборот денежных средств (Рис. 1).

Рис. 1. Формы движения денежных средств

Все хозяйственные операции совершенные и наличным и безналичным путем имеют документальное подтверждение.

Кассовые операции осуществляет бухгалтер-кассир, являющийся должностным лицом с полной материальной ответственностью за сохранность всех принятых на хранение денег и денежных документов. Все хозяйственные операции совершенные через кассу организации имеют документальное оформление в определенной последовательности. Документооборот кассовых операций представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Документооборот по учету кассовых операций

Прием наличных денег в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (ф. №КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным руководителем. О приеме денег выдается квитанция к приходному ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, по строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога НДС» .

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам (ф. №КО-2) или надлежаще оформленным другим документом (платежным ведомостям и т.д.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе, производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной платежной ведомости на основании заключенных договоров. Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производится только в день их составления. В приходных и расходных ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Выдача приходных и расходных ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается .

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных документов (ф. №КО-3). Для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных (расчетно-платежных) ведомостей) до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда, регистрируются после их выдачи.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу ф. - №КО-4. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей, одна из них (с горизонтальными линиями) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линий) заполняется как второй экземпляр с обеих сторон под копирку. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего .

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а последним за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, и книга опечатывается .

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. По кассовым операциям журнал ордер открывается на месяц на отдельный синтетический счет 50 «Касса». Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Запись в журналы-ордера производят ежедневно либо непосредственно с первичных документов, либо с вспомогательных ведомостей, которые служат для накапливания и группировки данных первичных документов. В журналы-ордера производятся только кредитовые записи счета 50, Операции, по которым счет «Касса» дебетуется, будут записаны в Главную книгу.

Одним из важнейших средств проверки и контроля полноты и правильности записей по счетам является оборотная ведомость, которая представляет собой сводку оборотов и остатков по счету за учетный период времени.

В соответствии Федеральным Закон от 22.05.03 №54-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» все организации при осуществлении ими торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации должны вести денежные расчеты с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

Документальное оформление поступление денежных средств с использованием ККМ показано на рисунке 3.

Рис. 3. Документооборот по поступлению денежных средств с использованием ККМ

Организация, осуществляющая денежные расчеты с населением с применением ККМ, обязана выдавать покупателям (клиентам) чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККМ. На них должны отражаться такие реквизиты, как наименование организации, ИНН организации, заводской номер ККМ, порядковый номер чека, дата и время покупки (оказания услуги), стоимость покупки (услуги), признак фискального режима. Чеки действительны только в день их выдачи покупателю и погашаются одновременно с выдачей товара (оказанием услуг) с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах . При ошибочно пробитом кассовым чеком и для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, применяется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам.

Справка-отчет кассира-операциониста (Форма №КМ-6) применяется для составления отчета кассира-операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день. Выручка за рабочий день определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам и подтверждается соответствующими подписями руководителей подразделений, в которых используются ККМ.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации необходим для составления сводного отчета о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к справке-отчету кассира-операциониста за текущую дату.

Учет операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ организации ведется в журнале кассира-операциониста (Форма №КМ-4). Он является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера предприятия. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке .

Контрольные ленты и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов должны храниться в течении сроков, установленных для первичных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение документов несет руководитель организации.

Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же, подтверждая осуществление хозяйственной операции.

Документальное оформление учета денежных средств на расчетном счете организации представлено на рисунке 4.

Рис. 4. Схема документального оформления учета денежных средств на расчетном счете

При внесении денег на счет банку представляется объявление на взнос наличными (ОВН). Оправдательным документом при этом является квитанция, заполняемая вместе с ОВН, отмеченная банком.

Денежные чеки представляются в банк при снятии средств со счёта на выплату заработной платы, пенсии, пособия, командировочные и хозяйственные нужды. Оправдательным документом при этом является корешок, который остаётся в чековой книжке предприятия.

Платёжное поручение является распоряжением клиента на перечисление средств другому предприятию или организации. Оно выписывается на основании счетов-фактур, договоров, актов выполненных работ, накладных, распоряжений бухгалтерии на перечисление налогов и сборов и др. По договоренности сторон платежные поручения могут быть срочными, досрочными и отсроченными. Срочные платежи совершаются: до отгрузки товара авансовый платеж, после отгрузки товара - путем прямого акцепта товара, при крупных сделках - частичные платежи. Досрочный и отсроченный платежи могут осуществляться в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения договаривающихся сторон.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк. Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором. Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика.

Предприятие периодически получает от банка выписку из расчетного счета, т.е. перечень произведенных им за отчетный период операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком и, таким образом, является основным документом, согласно которому бухгалтер составляет корреспонденцию счетов о движении денежных средств. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей .

При расчетах со своими зарубежными партнерами, при расчетах со своими работниками, направляемыми в загранкомандировки, а также при проведении других валютных операций организация может использовать как наличную, так и безналичную иностранную валюту.

Основанием для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с покупкой иностранной валюты, являются первичные учетные документы, представленные в таблице 1.

Таблица 1. Документальное оформление поступления и продажи иностранной валюты

Наименование документа	Назначение документа
Поручение на покупку	Распоряжение резидента о проведении уполномоченным банком операции покупки иностранной валюты за рубли на валютном рынке; наименование, дату и номер документов, обосновывающих соответствие указанного основания требованиям законодательства; договор; распоряжение резидента о зачислении купленной иностранной валюты на его специальный транзитный валютный счет
Распоряжение на перевод иностранной валюты	Распоряжение юридического лица-резидента о переводе купленной на валютном рынке иностранной валюты
Поручение на обратную продажу	Поручение юридического лица-резидента уполномоченному банку осуществить обратную продажу купленной иностранной валюты за рубли по курсу, установленному по договоренности с банком
Справка по форме 0406007	Документ, являющийся основанием для снятия наличной иностранной валюты со специального транзитного валютного счета для оплаты командировочных расходов, являющийся основанием для вывоза наличной иностранной валюты за рубеж.
Извещение о зачислении средств на валютный счет	Документ, представляемый уполномоченным банком юридическому лицу, подтверждающий зачисление валютной выручки на транзитный валютный счет
Поручение на обязательную продажу валюты
заявка на продажу иностранной валюты	Документы, содержащие поручение юридического лица уполномоченному банку продать средства в иностранной валюте с его текущего валютного счета по согласованному с уполномоченным банком курсу рубля
Мемориальный ордер	Внутренний документ банка, подтверждающий совершение операции по зачислению выручки от продажи иностранной валюты на расчетный счет юридического лица

Наличие и движение денежных средств в отечественной и зарубежной валютах, находящихся в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), учитывают на специальных счетах в банках. Документальный учет денежных средств на специальных счетах в банках представлен в таблице 2.

Таблица 2. Документальное оформление расчетов на специальных счетах в банках

Наименование документа	Назначение документа

Аккредитив	Банковский документ, который оформляет покупатель товара в банке, где имеет счет. При открытии аккредитива банк списывает сумму, на которую открывается аккредитив с расчетного (рублевого или валютного) счета клиента, помещая деньги в беспроцентный депозит. В аккредитиве изложены все требования покупателя к товару, при выполнении которых банк, исполняющий аккредитив, вправе перевести деньги продавцу с аккредитивного счета покупателя. Каждый аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком.
Чековые книжки	Чековые книжки используются главным образом для снятия организацией наличных денег со своего счета в банке. Денежные средства, предназначенные для расчетов чеками, депонируются на специальном счете в банке, при этом банк списывает часть денежных средств с расчетного счета организации на специальный счет (или оформляет краткосрочный кредит банка).
Банковская пластиковая карта	Предназначена для оплаты товаров или услуг, а также получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта открывается на конкретного сотрудника, несмотря на то, что при ее открытии и дальнейшем использовании переводятся средства организации с ее расчетного счета, а не личные средства сотрудника.
Расчетная (дебетовая) карта	Предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком - эмитентом суммы денежных средств. Расчеты по этому виду карт осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или за счет кредита, предоставляемого банком - эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт ).

Таким образом бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственный операции не зависимо от форм их проведения, и оформляются они в той последовательности, в которой совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет движения денежных средств, юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу, а так же укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Движение денежных средств в кассе организации состоит из двух основных стадий:

- стадии поступления (прихода) денежных средств в кассу;
- стадии выбытия (расхода) денежных средств из кассы.

К основным способам поступления наличных денежных средств в кассу организации относятся:

- поступление из банка по чеку на выплату заработной платы сотрудникам, на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;
- поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за отгруженные товары, продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);
- поступление в виде кредитов или займов, полученных от кредитных или других организаций;
- поступление в виде возврата авансов или займов, ранее выданных другим организациям;
- поступление наличных денежных средств при осуществлении операций, связанных с расчетами по оплате труда персонала организации, с персоналом по прочим операциям, с учредителями и др.

Наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации на следующие цели:

- под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
- на командировочные расходы;
- на выплату заработной платы;
- на выплату пособий по социальному страхованию;
- на выдачу займов (ссуд) работникам организации;
- на выплату компенсаций за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;
- на закупку товарно-материальных ценностей и др.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций

Помимо указанных выше форм первичной учетной документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать также документы, формы которых установлены ЦБ России, в частности, кассовую заявку (форма №0408027) и денежный чек.

Наличные денежные средства организация, как правило, получает со своего расчетного счета, открытого в обслуживающем банке в соответствии с установленным порядком.

Для получения наличных денежных средств с расчетного счета в банке на заработную плату и иные расходы организациям необходимо ежеквартально представлять в обслуживающие банки кассовые заявки по форме №0408027.

До наступления очередного (следующего) квартала организация в текущем квартале составляет и подает в банк кассовую заявку, в которой показывают источники поступления наличных денежных средств в организацию и направления их расходования в течение квартала.

Кассовая заявка подается в банк в двух экземплярах, один из которых с отметкой банка затем возвращается организации и хранится в бухгалтерии.

Поступление и расход наличных денег раскрываются в заявке с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартал и предполагаемые прогнозные значения на следующий квартал.

Кассовая заявка подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью организации.

Получение наличных денежных средств из банка осуществляется в порядке и в пределах, установленных законодательством РФ, на основании надлежащим образом оформленного документа специальной формы - денежного чека.

Обслуживающий банк выдает организации денежные чеки в виде чековой книжки, содержащей, как правило, 25 или 50 чеков.

Банк осуществляет выдачу чековой книжки на основании заявления организации и взимает определенную плату за каждую выданную книжку. Выданные чековые книжки и номера чеков фиксируются в «Карточке с образцами подписей и оттиска печати» данной организации.

Денежный чек представляет собой приказ организации обслуживающему банку о выдаче с расчетного счета организации указанной в чеке суммы наличных денег.

Каждый отдельный чек состоит из корешка чека и отрезной части чека (собственно чека) с контрольной маркой, расположенной в верхнем правом углу чека. Все эти части одного конкретного чека имеют одинаковый порядковый номер (буквенные и цифровые коды), например чек АЛ 1233598.

При выдаче чековой книжки банк на лицевой стороне каждого чека указывает данные о чекодателе (наименование организации и номер расчетного счета организации) и ставит штамп с названием банка на месте реквизита « наименование учреждения банка».

Для получения наличных денег по чеку организация должна заполнить чек в соответствии с установленным порядком его заполнения.

Порядок заполнения чека, как правило, указывается на обороте обложки чековой книжки. Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека. В соответствии с установленным порядком заполнения все записи на корешке чека и непосредственно на чеке производятся от руки чернилами или шариковой ручкой черного или синего цвета.

Корешок заполненного чека остается в чековой книжке, а отрезная часть (собственно чек) представляется в банк для получения наличных денег. После выплаты наличных денег чек остается в кассе банка.

Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным.

Если допущена ошибка при составлении чека, то его перечеркивают и на нем делается надпись «Аннулирован». Аннулированный (испорченный) чек должен оставаться в чековой книжке. Затем заполняется новый (следующий по номеру) чек. Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки организация-чекодатель обязана хранить не менее трех лет.

В случае закрытия расчетного счета организация обязана возвратить банку полученные им ранее чековые книжки с неиспользованными корешками и чеками с указанием в сопроводительном письме номеров неиспользованных чеков.

Поступление наличных денег в кассу, в том числе по чеку, оформляют приходными кассовыми ордерами (форма №КО-1).

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему.

Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Прием наличных денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления. Лица, вносящие денежные средства, представляют в бухгалтерию организации сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и т.п.), отражающие совершенные хозяйственные операции. На основании предоставленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которые подписываются главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

При составлении приходного кассового ордера ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Как правило, нумерация приходных кассовых ордеров начинается с начала года с порядкового номера один (№ 1] и продолжается до конца текущего года.

Суммы операций в приходных кассовых ордерах указываются и цифрами, и прописью.

В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции (например, получено по чеку с таким-то номером). В случае если по приходному кассовому ордеру на основании кассовых чеков оформляется поступление выручки, то по строке «В том числе» должна указываться сумма НДС, которая записывается цифрами. Если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».

По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

При реализации товаров (работ, услуг) с применением контрольно-кассовой техники (ККТ) допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по окончании дня на основании кассовых чеков.

При получении приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить:

наличие на документах подписи главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного;

правильность оформления полученных документов;

наличие сопроводительных документов, прилагаемых к приходным кассовым ордерам;

соответствие хозяйственной операции, указанной в приходном кассовом ордере, наименованию операции в квитанции к нему.

При приеме денег кассир обязан проверить соответствие сумм вносимых денежный средств суммам, указанным в сопроводительных документах, приходном кассовом ордере и квитанции к нему.

После получения наличных денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему немедленно подписываются кассиром, а квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом) кассира. Подписанная и заверенная печатью (штампом) квитанция к приходному кассовому ордеру вручается кассиром лицу, внесшему наличные деньги, или прикладывается к выписке из банка (при поступлении наличных денег по чеку).

Операции по поступлению денежных документов в кассу организации также оформляются приходными кассовыми ордерами.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежащим образом оформленным другим документам.

К таким документам, например, относятся платежные и расчетно-платежные ведомости, по которым выдается зарплата работникам организации, заявления на выдачу денег и др. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится "по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям, применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм;

в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указать в ведомости номер расходного кассового ордера.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Выдача наличных денег из кассы (выручка, депонированные суммы и т.д.) для их сдачи в банк и зачисления на расчетный счет организации также осуществляется на основание расходных кассовых ордеров.

Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, а затем регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КОЗ).

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные » другие документы с указанием их номеров и дат составления. Операции по выдаче денежных документов из кассы организации также оформляются расходными кассовыми ордерами.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилам, шариковой ручкой или выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются.

Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и вместо них составляются новые документы.

Сдача наличных денег в банк осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными (форма № 0402001).

Объявление на взнос наличными подписывается лицом, вносящим деньги в банк.

Объявление состоит из трех частей: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера,

Первая часть объявления на взнос наличными остается в кассе банка. Вносителю денег выдается квитанция, которую он представляет в кассу организации. В кассе организации квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк.

Ордер выдается организации на следующий день вместе с выпиской из банка, в которой отражено поступление сданных денег на расчетный счет организации.

При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга установленной формы (форма № КО-4).

Кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано____ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Записи кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня».

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу. Операции с наличными денежными средствами, проводимые организациями с физическими и юридическими лицами, называются кассовыми операциями.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, в чековых книжках и т.д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

Правила приема, хранения, выдачи наличных денег и оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и контроля за соблюдением кассовой дисциплины определяются ЦБ РФ в Положении Центрального банка Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10. 2011г. № 373-П, которое введено в действие с 2012г.

Наличные деньги в кассе предназначены для выплаты заработной платы работникам организации, осуществления расходов на хозяйственно-операционные и командировочные нужды. Организация может иметь в кассе наличные деньги в пределах лимитов. Лимит остатка кассы c 2012 года в банке утверждать больше не нужно в соответствии с положением о порядке ведения кассовых операций № 373-П, утвержденное Банком России от 12.10.2011 г.Размер лимита остатка кассы с 2012 году утверждается приказом руководителя организации. Руководитель должен издать в произвольной форме распоряжение и подписать его. Изданный документ должен храниться в компании в том порядке, который данные лица самостоятельно для себя определили. Ранее максимальную величину утверждало кредитное учреждение, в котором открыт расчетный счет, то теперь налогоплательщик имеет право определять самостоятельно.

Сотрудники банковской сферы, в свою очередь, не вправе отклонять или одобрять лимит остатка кассы.За ними сохраняется, обязанность проведения контроля за соблюдением кассовой дисциплины своего клиента. Банки по-прежнему должны будут проверять своих клиентов минимум один раз в год. При необходимости лимиты остатков денежных средств в кассе могут пересматриваться. Новым Положением не оговаривается, как часто предприятие может пересматривать величину лимита кассы. Данное решение остается за руководителем, который в разумные сроки (месяц, квартал, год или др.) проводит расчет и утверждает новый лимит.

Остатки наличных денег в кассе сверх установленного лимита организация обязана сдавать в банк. Организации принимают наличные деньги при расчетах с населением с обязательным применением контрольно-кассовой технике (ККТ).

Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами имеют ограничения на основании соответствующих нормативных документов. Таким образом, осуществление предпринимательской деятельности, в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч рублей. Сумма расчетов наличными деньгами с физическими лицами не ограничена.

Организация имеет право хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов при получении организацией наличных денежных средств в праздничные или в выходные дни. Ведь кредитные учреждения зачастую в эти дни не работают, поэтому налогоплательщикам с 2012 года разрешается превышать лимит.

Также превышение лимита кассы возможно на более длительный срок в те дни, когда в организации происходит выплата заработной платы. Напомним, ранее он составлял три дня, в районах Крайнего Севера – пять дней. Теперь руководителям дано право самостоятельно определять срок выплаты заработной платы и указывать его в платежных или расчетно-платежных ведомостях. Главное, чтобы срок не превышал пяти рабочих дней включая день получение денежных средств в банке.

Для осуществления кассовых операций в штате организации предусматривается должность кассира. Если она не предусмотрена, то обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер или другой работник в соответствие с приказом руководителя организации. С кассиром или лицом, исполняющим его обязанности, заключается договор о полной материальной ответственности, и кассир несет ответственность за сохранность денежных средств, находящихся в кассе организации.

Руководитель предприятия сам в праве определить, где работать с наличностью. Причем это необязательно должна быть отдельная комната, он должен обеспечить их сохранность в кассе и при доставке из банка в кассу в банк. Наличные деньги и денежные документы хранятся в сейфах, которые по окончании рабочего дня должны опечататься кассиром.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещается. Для контроля над деятельностью кассира, а также при смене кассира в организации обязательно (ежеквартально) проводиться внезапная инвентаризация кассы комиссией, назначенной приказом руководителя организации. При ревизии полностью проверяются наличные деньги, денежные документы и др. Выявленные в результате проверки излишки наличных денег и денежных документов принимаются к учету в составе прочих доходов организации. В любом случае выявления отклонений кассир обязан дать объяснение возникшим отклонениям. По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации наличных денежных средств - ф. № ИНВ-15.

В случае, когда при проверке кассы будет установлено, что у организации отсутствует лимит кассы, остатки в кассе считаются нулевыми, а несданная наличность – сверхлимитной.

Для расчета лимита кассы можно использовать следующий алгоритм:

1. Выбор периода для расчета. Продолжительность периода не должна превышать 92 рабочих дня, могут использоваться предыдущие месяцы или период прошлого года, сезон продаж или любой другой период.

2. Установление периодичности, с которой предприятие собирается сдавать излишки наличных в банк, но не реже 1 раза в 7 рабочих дней. Если в населенном пункте нет банков, то не реже 1 раза в 14 рабочих дней.

3. Рассчитывается лимит кассы по формуле:

Лимит кассы = НВ / ДРП х ДС

НВ – наличная выручка за расчетный период;

ДРП – количество дней в расчетном периоде, в которое предприятие работало;

ДС – количество рабочих дней предприятия в промежутке между моментами сдачи выручки.

Если предприятие только начало работу, то расчет производят из ожидаемой выручки.

В соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях, нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившиеся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходование в кассу денежной наличности, накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влекут за собой наложения административного взыскания в размере от 4000 до 5000 рублей на должностных лиц.; на юридических лиц - от 40000 до 50000 рублей,

Наличные деньги поступают в организацию с ее расчетного счета, от работников организации, покупателей и заказчиков. Наличные деньги с расчетного счета выдаются организациям на основании чека из денежной чековой книжки или доставляются службой инкассации банка.

Денежную чековую книжку получают на основании заявления на получение чековой книжки. Денежная чековая книжка обычно состоит из 25 чеков. На лицевой части каждого чека указывается наименование организации банка, номер расчетного счета, самого чека, Ф.И.О. лица получающего деньги, дата выписки чека, суммы получаемую цифрами и прописью, печать и подписи руководителя и главного бухгалтера. С обратной стороны чека указывается целевое назначение получаемых сумм, подписи руководителя и главного бухгалтера, паспортные данные лиц получающих деньги, исправления в чеке не допускается, заполняется он одной ручкой. Чек действителен в течение 10 дней после выписки и должен заполняться в самой организации.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма N КО-1), расходный кассовый ордер (форма N КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3), кассовая книга (форма N КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 по согласованию с Министерством финансов РФ и введены в действие с 1 января 1999г.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицом, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы. Если получатель получил деньги для кого-либо, то необходима доверенность. Доверенность после этого остается в кассе.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом (или надписью) «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и т.д. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя расходный кассовый ордер не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер. При выдаче подотчетных сумм сотрудник должен оформлять заявление каждый раз, когда ему необходимо получить денежные средства. Данный документ рассматривается руководителем и после чего проставляется собственноручная надпись о суммах и сроках возврата. Соответственно, только при наличии данного оформленного документа, кассир имеет право осуществить выдачу подотчетных сумм работнику. Приказ со списком подотчетных работников издавать с 2012 года нет необходимости. После командировки сотрудник имеет право вернуть подотчетные суммы в первый день выхода на работу. Это также касается возвращения работника с больничного или из отпуска.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге по ф. № КО-4 . Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Администрация несет ответственность, если по ее вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.