Учет движения денежных средств в бюджетном учреждении. Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении
Значение учета денежных средств в бюджетных организациях
Определение 1
Учет денежных средств в бюджетных организациях – это отражение получения всех денежных средств и их расход согласно заявленному бюджету.
Учитывая, что денежные средства в бюджетных организациях поступают, как правило, из бюджетных средств, их учету уделяется отдельное и повышенное внимание, так как злоупотребление служебными полномочиями в части незаконного оборота бюджетных средств - влечет за собой уголовную ответственность.
Особенности отражения операций с денежными средствами
В бухгалтерском учете бюджетных предприятий применяется план счетов, где для учета всех операций используют счет 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения». Данный счет имеет несколько субсчетов, где отдельно учитываются различные операции.
Например, счет 1 201 01 000 используется при учете движения денежных средств на расчетных счетах бюджетного предприятиях, в случае, если приток денежных средств осуществляется из источников доходов данной организации. Также на этом счете учитываются средства на счетах, которые открыты в кредитных компаниях.
Счета 2 201 01 000, 3 201 01 000 применяются для тех денежных средств, которые были получены из других источников (внебюджетных). Все операции, при которых бюджетная организация получает денежные средства, оформляются оборотами по дебету соответствующих счетов учета. А при их выбытии – делаются записи по кредиту соответствующих счетов. Корреспонденция счетов при притоках и оттоках денежных средств должны соответствовать:
- источнику притока денежных средств;
- получателю денежных средств.
Замечание 1
Важно, чтобы корреспонденция счетов учета средств соответствовала бюджетам расходования таких средств, то есть, чтобы было соблюдение исполнения бюджетов для данной организации.
Например, если бюджетная организация получила средства из бюджета на ремонт помещения, то расходование таких средств должно точно соответствовать заранее составленной смете на такие затраты.
Особенностью учета денежных средств в бюджетных организациях, является одновременное отражение движения денежных средств и на забалансовых счетах. Так, все притоки средств отражаются на счете 17, а все оттоки таких средств – на счете 18.
В бюджетные организации могут поступать средства во временное распоряжение. Для учета таких средств, применяется счет 0 201 02 000. Это могут быть средства:
- которые были изъяты (в ходе следствия, дознания и т.д.);
- которые были направлены бюджетной организации на ответственное хранение.
Для каждой отдельной организации казначейство устанавливает определенный лимит, выше которого средства не могут там находиться.
Особенности документального оформления операций с денежными средствами
Каждая операция по движению денежных средств в бюджетной организации должна быть правильно оформлена соответствующими типами документов.
Например, все операции по движению средств на счетах организации – должны отражаться в Журнале операций с безналичными денежными средствами. Записи осуществляют на основании данных документов, которые прилагаются к банковским выпискам. То есть, информация в данном журнале должна соответствовать информации из банковских выписок организации.
Наличные денежные средства в бюджетных организациях оформляются по правилам ведения кассовых операций. То есть, заполняются первичные кассовые документы на каждую операцию.
Например, при поступлении средств формируются записи в квитанциях и приходных кассовых ордерах. Уполномоченные лица в конце каждого рабочего дня сдают наличность с заполненным Реестром сдачи документов вместе копиями выписанных квитанций.
При расходовании средств, делаются записи в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
Кроме того, на каждую выдачу средств оформляется расходный кассовый ордер, а все кассовые операции фиксируются в кассовой книге бюджетной организации.
Замечание 2
В некоторых организациях имеют место операции с денежными средствами в валюте. Для учета таких средств заполняются отдельные страницы Кассовой книги согласно виду валюты.
Счет касса в бюджетном учете предполагает ведение своеобразного учета по работе с наличными денежными средствами. Такой учет ведут исключительно в бюджетных организациях. Счет касса означает четкое поэтапное выполнение всех операций. Безусловно, на этапе планирования работы кассира и организации труда, возникает множество вопросов, на которые мы постараемся в этой статье ответить.
Материальная ответственность
С сотрудниками, которые будут заниматься денежной наличностью в организации обязательно должен быть заключен специализированный договор о материальной ответственности. Также данный специалист должен заниматься созданием всей отчетной документации и вести своеобразный учет денежных средств. Вся отчетная документация создается с учетом постановлений Министерства финансов нашей страны. Также она должна быть составлена таким образом, чтобы по ней в дальнейшем можно было произвести бюджетный учет.Учет и отчетность
Для ведения учета по операциям, которые непосредственно связаны с наличными средствами используется инструкция по бюджетному учету. В соответствии с требованиями данной инструкции, все средства, которые получены из бюджетных средств, должны учитываться отдельно от тех операций, которые предполагают работу с наличными средствами, полученных из внебюджетных источников. То есть, происходит своеобразное разделение кассовой документации на ту, которая будет основой ведения бюджетного учета, при использовании государственных средств. И ту, которая будет основой обычного бухгалтерского учета, по операциям со средствами, которые не являются бюджетными.Все операции, которые оформляются кассовыми ордерами, непременно должны быть занесены кассиром в специализированную кассовую книгу. Все поступления в данную кассу обязательно отражаются по дебету в специализированном счете, формирующем всевозможные поступления в кассу организации. Выбытие средств также проводится отдельным документом (счет 0 201 04 610 – выбытие из кассы).
Другие же операции с денежной наличностью в кассе обязательно оформляются кассовыми приходными ордерами, или же расходными кассовыми ордерами. Все ордера должны иметь четко установленную форму. Кроме всего прочего, они обязательно должны регистрироваться в журнале расходных и приходных кассовых документов. Если денежные средства (имеются в виду исключительно бюджетные) выдаются из кассы, то должна быть оформлена специальная ведомость. Каждая ведомость должна дополнительно быть оформлена как расходный кассовый ордер. Если Ваше руководство приказывает делать по-другому, то Вы вправе отказать начальнику, т.к. его требование будет незаконным.
Также счет кассы должен отображать в себе все обороты, которые в процессе деятельности организации накапливаются по кредиту и дебету, но только в области указанных счетов с начала года. Именно данные параметры будут отражаться в последующей бюджетной отчетности о финансовых результатах деятельности.
Денежные средства организаций – это наличные деньги, находящиеся в кассе предприятия, на счетах в банках, а также в виде необналиченных ценных бумаг. Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:
точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению;
контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;
контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;
выявление возможностей более рационального использования денежных средств.
Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе.
К таким особенностям можно отнести:
организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации;
контроль исполнения сметы расходов;
переход на казначейскую систему исполнения бюджетов;
выделение в учете кассовых и фактических расходов и т.д.
Основополагающим документом, регулирующим порядок оформления и учета кассовых операций является Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный Решением совета директоров Центрального Банка России 22.09.93 № 40. Однако при оформлении и учете кассовых операций бюджетные учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком РФ, с учетом некоторых особенностей.
Бухгалтерский учет денежных средств в бюджетном учреждении
Бюджетный учет денежных средств учреждения должен обеспечить правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступление и выбытие финансовых активов, контроль над их сохранностью и правильностью использования.
Для учета учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также для учета движения денежных документов предназначен счет 020100000 "Денежные средства учреждения".
Для учета операций по движению денежных средств применяются следующие счета:
020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах";
020102000 "Денежные средства учреждения во временном распоряжении";
020103000 "Денежные средства учреждения в пути";
020104000 "Касса";
020105000 "Денежные документы";
020106000 "Аккредитивы";
020107000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте".
Операции по счету 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" можно разделить на две группы:
1) операции по движению денежных средств, когда у учреждения отсутствует лицевой счет в казначействе, а финансирование осуществляется путем перечисления денег на банковский счет;
2) операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.
Из текста Инструкции № 25н следует, что на счете 020101000 учитывают операции со средствами, полученными от предпринимательской деятельности, даже если у учреждения есть специальный лицевой счет в казначействе.
Поступление и списание денежных средств со счета 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" отражаются в выписке из лицевого счета, которая является основным регистром учета по этому счету. В выписке отражаются операции за операционный день и:
Входящие на начало дня и исходящие на конец дня остатки внебюджетных средств;
Суммы поступивших внебюджетных средств за данный операционный день по каждой операции;
Суммы кассового расхода и его восстановления за данный операционный день по каждой операции по соответствующим показателям экономической классификации расходов бюджетов РФ;
Прочие платежи (уплата налогов и сборов в бюджеты различных уровней в соответствии с классификацией доходов бюджетов РФ и иные предусмотренные разрешением и не относящиеся к расходам перечисления);
Номера и даты расчетных, кассовых и платежных документов, соответствующих указанным операциям.
Выписки с лицевого счета и приложения к ним выдаются под расписку лицам, имеющим право первой или второй подписи по данному счету, или иному лицу, действующему по доверенности. Если бюджетополучателем обнаружены суммы, ошибочно отраженные в его лицевом счете, необходимо письменно сообщить об этом в орган федерального казначейства не позднее, чем через три рабочих дня после получения выписки.
Как правило, бюджетные учреждения чаще всего сталкиваются с двумя проблемами:
Зачисления поступивших средств на счет невыясненных сумм (в случае неточного указания наименования получателя);
Зачисления средств без права расходования (если в платежном документе отсутствует ссылка на источник образования внебюджетных средств или источник не соответствует указанному в разрешении).
В обоих случаях в орган федерального казначейства представляется дополнительная информация за подписями руководителя и главного бухгалтера, уточняющая наименование получателя или источник образования внебюджетных средств. Для того чтобы избежать подобных ситуаций, можно довести до своих контрагентов точные платежные реквизиты, а также код и наименование источника образования внебюджетных средств.
Операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.
Данные средства можно разделить на две группы:
Денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, то есть средства, полученные за реализованную готовую продукцию, выполненные работы и оказанные услуги;
Денежные средства, перечисленные бюджетным учреждениям в рамках целевого финансирования, то есть гранты, пожертвования, безвозмездная помощь (содействие).
Денежные средства от предоставления дополнительных платных услуг. Данные денежные средства являются внебюджетными средствами.
Порядок получения разрешений на открытие лицевых счетов для учета средств от предпринимательской деятельности регламентируется приказом Минфина России от 21 июня 2001 г. № 46н. Основанием для открытия таких лицевых счетов являются:
Генеральные разрешения на открытие лицевых счетов в территориальных органах Федерального казначейства главному распорядителю средств федерального бюджета и подведомственным ему учреждениям, выдаваемые Федеральным казначейством главным распорядителям средств федерального бюджета;
Разрешения на открытие лицевых счетов в территориальных органах Федерального казначейства, выдаваемые в соответствии с генеральными разрешениями главными распорядителями и распорядителями средств федерального бюджета получателям средств.
Рассмотрим порядок составления выписки с лицевого счета.
При определении кодов бюджетной классификации (гр. 1) необходимо руководствоваться Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации.
В данной графе по выписке исследуемого учреждения указаны коды функциональной классификации расходов бюджетов РФ, которая представляет собой группировку расходов бюджетов всех уровней и отражает направление бюджетных средств на выполнение единицами сектора государственного управления и местного самоуправления основных функций, решение социально-экономических задач.
Первые три знака обозначают наименование прямых получателей средств из федерального бюджета. В нашем случае: 057 – Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Сам код функциональной классификации занимает 14 знаков, в том числе: раздел – 2 знака, подраздел – 2 знака, код целевой статьи, включающий программный срез, – 7 знаков, и код вида расходов – 3 знака.
Первый уровень функциональной классификации – разделы, отражает направление финансовых ресурсов на выполнение основных функций государства. Функциональная классификация содержит 11 разделов и 84 подраздела, являющихся вторым уровнем функциональной классификации, конкретизирующим направление бюджетных средств на выполнение функций государства в пределах разделов.
Структура подразделов функциональной классификации построена по принципу детализации основных функций, дальнейшая детализация расходов осуществляется на уровне целевых статей и видов расходов функциональной классификации в процессе формирования соответствующих бюджетов бюджетной системы.
Целевые статьи образуют третий уровень функциональной классификации, обеспечивающий привязку бюджетных ассигнований к конкретным направлениям деятельности субъектов бюджетного планирования и участников бюджетного процесса, в пределах подразделов функциональной классификации.
В рамках целевых статей и видов расходов выделяются расходы на реализацию целевых программ или непрограммной части.
Виды расходов, образуя четвертый уровень функциональной классификации, детализируют направление финансирования расходов бюджетов, как по целевым статьям, так и по целевым программам расходов бюджетов.
Отсюда: раздел и подраздел: 0702 – Общее образование; целевая статья: 4230000 – Учреждения по внешкольной работе с детьми; экономическая классификация расходов: 211 – заработная плата, 212 – прочие выплаты, 213 – начисления на оплату труда, 221 – услуги связи, 223 – коммунальные услуги, 225 – услуги по содержанию имущества.
За отчетный операционный день были произведены расходы: начислено на оплату труда – 61026,38 руб.
Операций по восстановлению за данный операционный день произведенных расходов не совершалось.
Учет операций по движению средств на счете 020101000 ведут в Журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к банковским выпискам.
Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:
поступление денежных средств главному распорядителю, распорядителю, получателю для осуществления платежей в соответствии с бюджетной росписью отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";
поступление денежных средств, связанное с возвратом бюджетных кредитов, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту счетов 020701640 "Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, юридическим и физическим лицам, резидентам Российской Федерации", 020702640 "Уменьшение задолженности по бюджетным кредитам, другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации", 020703640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам правительствам иностранных государств", 020704640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам иностранным юридическим лицам", 020705640 "Уменьшение задолженности по государственным кредитам международным финансовым организациям";
поступление денежных средств, связанное с возникновением долговых обязательств, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту счетов 030101710 "Увеличение задолженности по внутренним долговым обязательствам", 030102720 "Увеличение задолженности по внешним долговым обязательствам";
поступление денежных средств в отчетном году на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 "Расходы учреждения", счета 020104610 "Выбытия из кассы", соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660), соответствующих счетов аналитического учета счета 020900000 "Расчеты по недостачам" (020901660, 020902660, 020903660, 020904660, 020905660), счета 021003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств", соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030301730, 030302730, 030303730, 030304730, 030305730, 030306730);
поступление денежных средств, связанное с зачислением администрируемых учреждением доходов, отражается по дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020500000 "Расчеты с дебиторами по доходам" (020501660, 020502660, 020503660, 020504660, 020505660, 020506660, 020507660, 020508660, 020509660, 020510660), соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения"
Бюджетное учреждение расходует денежные средства в соответствии со сметой доходов и расходов.
Денежные средства учреждения могут быть направлены на следующие цели:
Перечисление авансов в соответствии с заключенными договорами на закупку товаров (работ, услуг);
Перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги);
Прочие выплаты, осуществляемые учреждением (перечисление налогов, выставление аккредитива, перечисление по исполнительным листам и т.п.).
Операции по выбытию средств со счета оформляются следующими бухгалтерскими записями:
перечисление денежных средств учреждениям, находящимся в ведении главного распорядителя (распорядителя), отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств";
перечисление предварительной оплаты в соответствии с заключенными договорами на приобретение материальных ценностей, выполнение работ, услуг, осуществление других выплат отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020604660, 020605660, 020606660, 020607660, 020608660, 020609660, 020615660, 020616660, 020618660, 020619660, 020620660, 020621660, 020622660, 020623660, 020624660);
перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030204830, 030205830, 030206830, 030207830, 030208830, 030209830, 030210830, 030211830, 030212830, 030213830, 030214830, 030215830, 030216830, 030217830, 030218830, 030219830, 030220830, 030221830, 030222830, 030223830, 030224830);
предоставление бюджетных кредитов, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам" (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);
перечисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым возникают эквивалентные требования со стороны гаранта к должнику, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020700000 "Расчеты с дебиторами по бюджетным кредитам" (020701540, 020702540, 020703540, 020704540, 020705540);
перечисление сумм по государственным и муниципальным гарантиям, по которым не возникают эквивалентные требования со стороны гаранта к должнику, отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счета 040101290 "Прочие расходы";
погашение долговых обязательств отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030100000 "Расчеты с кредиторами по долговым обязательствам" (030101810, 030102820);
прочие выплаты, осуществляемые учреждением, отражаются по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счетов 020106510 "Поступления средств на аккредитивный счет", 020401550 "Поступления на депозитный счет", соответствующих счетов аналитического учета счета 040101100 "Доходы учреждения", соответствующих счетов аналитического учета счета 030300000 "Расчеты по платежам в бюджеты" (030301830, 030302830, 030303830, 030304830, 030305830, 030306830), счета 030403830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из оплаты труда";
получение наличных денежных средств в кассу учреждения отражается по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счета 020104510 "Поступления в кассу";
перечисление в бюджет средств, поступивших в возмещение причиненного учреждению ущерба на лицевой счет, по операциям со средствами, полученными от деятельности, приносящей доход, открытый в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджета, или на счет по учету средств бюджета, открытый в кредитной организации, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 021002000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов" (021002410, 021002420, 021002430, 021002440, 021002620, 021002130 (при возврате сумм в возмещение недостачи денежных средств), 040101100 "Доходы учреждения" и кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов";
расходы за оказанные услуги по конвертации отражаются по кредиту счета 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов" и дебету счета 040101226 "Расходы на прочие услуги".
По данному счету отражает денежные средства, полученные от оказания дополнительных платных услуг. Однако данные платежи первоначально производятся в кассу учреждения, а уже потом перечисляются на банковские счета. При этом в учете данного учреждения составляются корреспонденции:
Аналитический учет по счету 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" ведется в Многографной карточке.
Учет денежных средств, поступивших во временное распоряжение учреждения, ведется на счете 020102000 "Денежные средства учреждения во временном распоряжении". Примером денежных средств учреждения, находящихся во временном распоряжении, могут служить средства, изъятые в ходе дознания, предварительного следствия и не являющиеся вещественным доказательством при наложении ареста на имущество обвиняемого (подозреваемого), на которые может быть обращено взыскание в целях возмещения причиненного материального ущерба или исполнения приговора в части конфискации имущества, или средства, полученные на ответственное хранение.
Указанные денежные средства при наступлении определенных условий подлежат возврату владельцу или передаче по назначению в установленном порядке.
Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.
Поступление денежных средств оформляется бухгалтерской записью по дебету счета 020102510 "Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения" и кредиту счета 030401730 "Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение".
Возврат денежных средств владельцу или передача их по назначению в установленном порядке отражается по кредиту счета 020102610 "Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение" и дебету счета 030401830 "Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение".
Денежными средствами в пути являются денежные средства, перечисленные учреждению, но полученные им в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета в банке на другой. Подобные суммы учитывают на счете 020103000 "Денежные средства учреждения в пути".
Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету.
Операции по поступлению средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:
перечисление средств на конвертацию отражается по дебету счета 020103510 "Поступления денежных средств учреждения в пути" и кредиту счетов 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 020107610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте";
у получателей, а также у главного распорядителя (распорядителя), как получателей, предоставленные из бюджета средства, но не поступившие на отчетную дату отражаются по дебету счета 020103510 "Поступления денежных средств учреждения в пути" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030404000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств".
Операции по выбытию средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:
поступление средств по конвертации отражаются по кредиту счета 020103610 "Выбытия денежных средств учреждения в пути" в корреспонденции с дебетом счетов 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета", 020107510 "Поступления денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте";
поступление средств, перечисленных в прошлом отчетном периоде, отражаются по кредиту счета 020103610 "Выбытия денежных средств учреждения в пути" в корреспонденции с дебетом счетов 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета".
Для учета наличных денег в кассе учреждения предназначен счет 020104000 "Касса".
При оформлении и учете операций по кассе учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40) с учетом следующих особенностей.
Наличные деньги принимают в кассу с использованием следующих документов:
Квитанция (ф. 0504510);
Приходный кассовый ордер (ф. 0310001).
Квитанции используют в том случае, когда наличные деньги принимают в установленном порядке от физических лиц без применения контрольно-кассовых машин. Если это делают уполномоченные учреждением лица, они ежедневно должны сдавать в кассу полученные деньги, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).
Если кассир выдает из кассы наличные деньги раздатчикам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, он делает записи в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
Если деньги выдают из кассы под отчет нескольким лицам, вместо индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяют Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Такие ведомости могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.
Учет кассовых операций ведут в Кассовой книге (ф. 0504514). Она применяется для учета наличных денег как в рублях, так и в иностранной валюте. При этом поступление и расходование наличной иностранной валюты ведут на отдельных листах кассовой книги по видам валют.
Если в учреждении кассовые операции автоматизированы, правила ведения кассовой книги также должны соблюдаться.
Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с общеустановленными Правилами ведения кассовых операций. При этом поступления и выдача наличных денежных средств оформляются соответственно приходными и расходными кассовыми операциями (приложения № 4, 5). На основании первичных кассовых документов составляется Кассовая книга (приложение № 6). Учет соответствующих операций ведут также в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.
Наличные деньги, полученные учреждениями в банке, расходуются на цели, указанные в чеке.
Порядок получения и оформления чековых книжек для бюджетных учреждений утвержден приказом Минфина России от 21 сентября 2004 г. № 85н "О порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации".
Чековая книжка выдается учреждению органом Федерального казначейства бесплатно по его заявлению.
Перед выдачей чековой книжки работник Федерального казначейства проверяет наличие в ней всех денежных чеков и проставляет штампом на оборотной стороне каждого денежного чека наименование получателя средств. Исключение делается лишь для получателей средств, которым в соответствии с законодательством предоставлено право не указывать в расчетных и кассовых документах свое наименование.
В установленные органом Федерального казначейства сроки представляет ему кассовую заявку на предстоящий квартал в одном экземпляре.
Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег в двух экземплярах (приложение № 7).
В заявке на получение наличных денег указывают такие сведения:
Серию, номер и дату денежного чека;
Номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств);
Должность, фамилию, имя и отчество представителя учреждения, на которого выписан чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа;
Показатели бюджетной классификации РФ, соответствующие целям получения наличных денег по данному чеку.
Одновременно с заявкой представляет в орган Федерального казначейства заполненный денежный чек.
Уполномоченный работник Федерального казначейства проверяет правильность заполнения заявки и чека. На лицевой стороне чека ставятся печать и подписи лиц, включенных в карточку с образцами подписей органа Федерального казначейства. После этого чек возвращают получателю средств.
По этому чеку уполномоченный работник бюджетного учреждения получает наличные деньги из кассы банка.
Наличные деньги могут поступать со счета в кассу учреждения следующими способами:
С банковского счета учреждения, если у учреждения отсутствует лицевой счет в казначействе;
С лицевого счета учреждения, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (казначейство) (как в исследуемом учреждении);
От подотчетного лица.
Исходя из процедуры получения наличных денежных средств, существует временной разрыв между подачей заявки и составлением денежного чека и непосредственным оприходованием денежных средств в кассе учреждения. Согласно Инструкции № 25н, в данном случае необходимо использовать счет 021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
Счет 21003000 является новым.
Если же операции по получению денежных средств связаны с предпринимательской деятельностью бюджетного учреждения и осуществляются через лицевой счет по учету внебюджетных средств в федеральном казначействе, то бухгалтерские записи будут немного иными. Во-первых, изменится код вида деятельности. Во-вторых, вместо счета 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" будет использоваться счет 020101000 "Денежные средства учреждения на банковских счетах".
Наличные деньги могут расходоваться из кассы учреждения следующими способами:
Внесение наличных денег на счет учреждения в банке;
Внесение наличных денег учреждением, имеющим лицевой счет в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов (казначейство);
Выдача наличных денежных средств под отчет;
Выдача заработной платы и денежного довольствия;
Выдача стипендий;
Выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения, по договорам гражданско-правового характера;
Выдача депонентской задолженности.
Наличные деньги в кассу банка вносит на основании Объявления на взнос наличными.
В поле "Получатель" указывают наименование органа Федерального казначейства, в скобках – наименование получателя средств, внесшего наличные деньги, а также номер его лицевого счета (лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, лицевого счета по учету внебюджетных средств).
В поле "Источник взноса" учреждение указывает показатели бюджетной классификации РФ, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств).
Ответственность за достоверность указанных показателей несет учреждение.
Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства, а учреждению выдают квитанцию к Объявлению на взнос наличными.
Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке – 60000 руб..
При возврате неиспользованных наличных денежных средств также образуется временной разрыв между возвратом денежных средств в банк и отражением данного возврата на лицевом счете в казначействе. При отражении данной операции также следует использовать счет 021003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
Все организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовую технику.
Однако определены случаи, когда производить наличные расчеты можно и без применения контрольно-кассовой техники. Поскольку в законе в определенных случаях организациям предоставлено право выбора, использовать или нет контрольно-кассовую технику, выбор организации должен быть определен в бухгалтерской учетной политике.
Бюджетные учреждения, которые в соответствии с Федеральным законом от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ контрольно-кассовую технику могут не применять, должны отразить свой выбор в организационно-техническом разделе бухгалтерской учетной политики.
Контрольно-кассовая техника может не применяться при оказании услуг населению в случае выдачи соответствующих бланков строгой отчетности.
Для определения перечня услуг, оказываемых населению, необходимо воспользоваться Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН) (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. № 163).
Порядок утверждения форм бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам, а также порядок их учета, хранения и уничтожения установлен постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171.
В пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ представлены виды деятельности, при осуществлении которых организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Законом предусмотрена возможность не применять ККТ при обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.
При отражении операций, связанных с движением наличных денежных средств, следует ввести дополнительную аналитику к счету 020104000 "Касса". Введение дополнительной аналитики позволит более эффективно осуществлять контроль целевого использования наличных денег. Аналитику к счету 020104000 следует формировать на основе экономической классификации расходов бюджетов РФ.
Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу оформляются бухгалтерскими записями:
Дебет 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит 220503660 "Уменьшение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг"
Поступили денежные средства за проведение платных занятий в кассу учреждения;
Дебет 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит 130405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов" (130405211, 130405212, 130405213, 130405221, 130405223, 130405225)
Получены наличные деньги в кассу на основании поданной заявки на определенные цели (выдача заработной платы, прочие выплаты, начисления по оплате труда, услуги связи, коммунальные услуги, услуги по содержанию имущества);
Дебет 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит 120900000 "Расчеты по недостачам" (120901660, 120902660, 120903660, 120904660, 12905660)
Поступили наличные денежные средств в счет недостач;
Дебет 120104510 "Поступления в кассу"
Кредит 120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (120801660, 120802660, 120803660, 120804660, 120805660, 120806660, 120807660, 120808660, 120809660, 120815660, 120816660, 120817660, 120818660, 120819660, 120820660, 120822660, 120823660, 120824660)
Поступили наличные денежные средства от подотчетного лица.
Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 220101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета"
Кредит 120104610 "Выбытия из кассы"
Перечислены денежные средства от проведения платных занятий на лицевые счета учреждения.
Дебет 120800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (120801660, 120802660, 120803660, 120804660, 120805660, 120806660, 120807660, 120808660, 120809660, 120815660, 120816660, 120817660, 120818660, 120819660, 120820660, 120822660, 120823660, 120824660)
Кредит 120104610 "Выбытия из кассы".
Денежные документы – оплаченные талоны на бензин, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п. – учитывают на счете 020105000 "Денежные документы". Хранят денежные документы в кассе учреждения.
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций по денежным средствам.
Аналитический учет денежных документов ведут по их видам в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций с денежными документами ведут в Журнале по прочим операциям.
Поступление денежных документов в кассу оформляется бухгалтерскими записями по дебету счета 020105510 "Поступления денежных документов" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030203730, 030204730, 030205730, 030209730, 030215730, 030216730, 030217730, 030218730, 030222730).
Выдача из кассы денежных документов отражается по дебету соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (020803560, 020804560, 020805560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020822560) и кредиту счета 020105610 "Выбытия денежных документов".
Движение денежных средств по аккредитивным расчетам учитывают на счете 020106000 "Аккредитивы".
Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи.
Аналитический учет ведут по каждому выставленному аккредитиву на Карточке учета средств и расчетов.
Учет операций по движению аккредитивов ведут в Журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам с аккредитивного счета.
Проводки, отражающие использование аккредитива, открытого для покупки нефинансовых активов, зависят от момента перехода права собственности на приобретаемое имущество.
Обычно согласно договору право собственности на имущество переходит в момент его получения бюджетным учреждением.
Если контрагент не соблюдает условия договора, ранее выставленный аккредитив может быть отозван.
Перечисление денежных средств на аккредитивный счет отражается по дебету счета 020106510 "Поступления денежных средств на аккредитивный счет" и кредиту счетов 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 020107610 "Выбытия денежных средств учреждения со счетов в иностранной валюте". 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов".
Использование аккредитива оформляется бухгалтерской записью по кредиту счета 020106610 "Выбытия денежных средств с аккредитивного счета":
в дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 020600000 "Расчеты по выданным авансам" (020619560, 020620560, 020621560, 020622560) при переходе права собственности на имущество получателю в момент его получения:
в дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 010700000 "Нефинансовые активы в пути" (010701310, 010702320, 010703340) при переходе права собственности на имущество получателю в момент его отгрузки поставщиком;
в дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030204830, 030205830, 030206830, 030207830, 030208830, 030209830) при оплате приобретения услуг.
Поступление неиспользованных сумм аккредитивов отражается по кредиту счета 020106610 "Выбытия денежных средств с аккредитивного счета" и дебету счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета", 020107510 "Поступления денежных средств учреждения на счета в иностранной валюте", соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов".
Счет 21003000 "Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" является новым. Данный счет предназначен для учета учреждением операций с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств. Используется он в том случае, когда возникают "кассовые разрывы" при снятии со счета и зачислении на счет наличных денежных средств, т.е. возникает временной интервал между:
датой подачи чека на получение наличных средств и датой получения средств со счета;
датой внесения наличных средств и датой зачисления средств на счет.
Счет 21003000 имеет следующие счета:
21003560 – увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств;
21003660 – уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств.
Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:
на основании заявки учреждения для выплаты наличных денег с банковских счетов органа, осуществляющего кассовое обслуживание исполнения бюджетов, и с банковских счетов, открытых в кредитных организациях по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов", счетов 020101610 "Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов", 020102610 "Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение" и дебету счета 021003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств";
получение наличных денег по чекам в кассу учреждения на основании приходного кассового ордера, отражаются по дебету счета 020104510 "Поступления в кассу", в корреспонденции с кредитом счета 021003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств";
внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными отражается по дебету счета 021003560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств" и кредиту счета 020104610 "Выбытия из кассы";
зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов", счетов 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета", 020102510 "Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения" и кредиту счета 021003660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств".
Отчетность о движении денежных средств в бюджетном учреждении
Бухгалтерская отчетность представляет собой систему показателей, отражающих результаты хозяйственной деятельности организаций. Главное назначение бюджетной отчетности – контроль за использованием бюджетных ассигнований и законностью использования внебюджетных средств. Отчетность составляется по типовым формам согласно Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности, утвержденной Приказом Минфина РФ от 25.01.05 № 5н.
Отчетность составляется главными распорядителями, распорядителями, получателями средств бюджетов, органами, организующими исполнение бюджетов, органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов, на следующие даты: квартальная – по состоянию на 1 апреля, 1 июля и 1 октября текущего года, годовая – на 1 января года, следующего за отчетным, месячная – на первое число месяца, следующего за отчетным.
В состав бухгалтерской отчетности данного учреждения входят:
1. Баланс исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф.0503130)
2. Отчет о финансовых результатах деятельности (ф.0503121)
3. Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф.0503127)
4. Пояснительная записка (ф.0503160)
5. Справка по некассовым операциям по исполнению бюджета (ф.0503129)
6. Справка об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (ф.0503126)
7. Справка по внутренним расчетам (ф.0503125).
Отчетная информация о движении денежных средств получателя этих средств бюджета содержится в следующих формах бухгалтерской отчетности.
Актив Баланса исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф.0503130) (приложение № 1) содержит второй раздел "Финансовые активы". По строке 160 "Денежные средства учреждения" (счет 020100000) отражаются денежные средства в разрезе счетов бюджетного учета:
По строке 161 "Денежные средства учреждения на банковских счетах" (счет 020101000) – остатки неиспользованных средств бюджета на счетах получателей средств бюджета, а также остатки неиспользованных внебюджетных средств. В связи с заключением счетов по окончании финансового года графа 6 "Бюджетные средства" с показателем "На конец отчетного периода" не заполняется.
По строке 162 "Денежные средства учреждения во временном распоряжении" (счет 020102000) – средства, поступившие во временное распоряжение учреждений;
По строке 163 "Денежные средства учреждения в пути" (счет 0 201 03 000) – средства, перечисленные органами, организующими исполнение бюджета, главными распорядителями (распорядителями) средств бюджета, но которые будут получены бюджетным учреждением в следующем месяце, а также при переводе средств с одного счета на другой счет. Не отражаются денежные средства учреждения, предоставленные ему из бюджета, по состоянию на 1 января (графы 6, 7, 8 Баланса исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета), так как счета по бюджетному финансированию закрываются в конце года;
По строке 164 "Касса" (счет 0 201 04 000) – остатки наличных денежных средств в кассе. Не предусматриваются остатки наличных денежных средств по данному счету по состоянию на 1 января у учреждений по бюджетным средствам (графа 6 Баланса исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета), поэтому на конец (начало) года данная строка не заполняется;
По строке 165 "Денежные документы" (счет 0 201 05 000) – фактическая стоимость находящихся в кассе денежных документов;
По строке 166 "Аккредитивы" (счет 0 201 06 000) – суммы денежных средств при аккредитивных расчетах по договорам с поставщиками материальных ценностей и за оказанные услуги;
По строке 167 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте" (счет 0 201 07 000) – остатки средств бюджета в иностранных валютах на счетах получателей средств бюджета, перечисленных им главным распорядителем (распорядителем) средств бюджета, а также остатки внебюджетных средств, отраженные на отчетную дату в валюте РФ по курсу ЦБ РФ. В связи с закрытием счетов по окончании финансового года по состоянию на 1 января в графах 6, 7, 8 Баланса исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета не предусматриваются остатки средств бюджета, за исключением получателей средств бюджета, находящихся за пределами РФ.
Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (ф. 0503127) составляется по кассовому методу, несмотря на то, что метод начисления является основным методом бюджетного учета. Необходимость составления этой формы отчетности по кассовому методу вызвана тем, что на данный момент бюджеты бюджетной системы РФ (федеральный, региональные и местные бюджеты) формируются на кассовой основе. Администраторы бюджетных средств не в состоянии представить плановые показатели бюджетных поступлений, основанные на методе начисления. Очевидно, что только после того, как бюджеты будут планироваться и утверждаться на основании данных, сформированных по методу начисления, этот метод можно будет применять и для формирования Отчета об исполнении бюджета. Исходя из вышесказанного можно сделать вывод о том, что Отчет об исполнении бюджета предназначен для того, чтобы орган, организующий исполнение бюджета, отчитался о фактических показателях исполнения бюджета.
Отчет ф. 0503127 построен по той же структуре, по которой формируется бюджет. Он содержит три раздела:
Доходы бюджета;
Расходы бюджета;
Источники внутреннего и внешнего финансирования дефицита бюджетов.
Отчет об исполнении бюджета составляется на основании данных бюджетного учета о движении средств на банковских счетах или лицевых счетах бюджетополучателей средств.
Для отражения указанных операций в учете бюджетополучателей применяются два счета, отражающих кассовые потоки. Это счета бюджетного учета 121002000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов" и 130405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов". Показатели каждого из них отражаются в отдельных разделах отчета ф. 0503127: первый – "Доходы бюджета", второй – "Расходы бюджета", обоих счетов – в разделе "Источники финансирования дефицита бюджетов".
В разделе "Доходы бюджета" данные по кассовым поступлениям, исполненные через лицевые счета органов, осуществляющих кассовое обслуживание бюджетов, отражаются в графе 5 на основании данных по аналитическим счетам к счету 121002000 "Расчеты по поступлениям в бюджет с органами, организующими исполнение бюджетов".
Графа 6 заполняется на основании, соответственно, данных синтетического счета 020101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета учреждений" и аналитики к нему в разрезе кодов ЭКД по забалансовому счету 17 "Поступления денежных средств на банковские счета учреждений".
В разделе 2 "Расходы" Отчета ф. 0503127 плановые показатели по расходам разбиваются на две категории: отдельно бюджетные ассигнования, отдельно лимиты бюджетных обязательств.
При формировании раздела суммы в графе 6 группы граф "Исполнено" отражаются на основании принципов формирования аналогичных показателей раздела "Доходы". Но при казначейском исполнении бюджетов используются аналитические счета к счету 130405000 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов", а также счета 121002 640 "Расчеты с органами, организующими исполнение бюджетов по поступлениям в бюджет от возврата бюджетных ссуд и кредитов" со знаком "минус".
Что касается плановых показателей, то бюджетные ассигнования – это объект учета главного распорядителя. Поэтому получатель бюджетных средств графу 4 не заполняет. Он заполняет только графу 5.
Структура граф "Исполнено" во всех трех разделах Отчета одинакова. Она состоит из четырех позиций: исполнено через лицевые счета органов Казначейства, исполнено через банковские счета, через некассовые операции и итого.
Справку об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (ф.0503126) составляют только бюджетные учреждения (получатели средств бюджета), у которых отсутствует лицевой счет в казначействе и финансирование бюджетной деятельности осуществляется через кредитную организацию.
Справка об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (ф. 0503126) составляется получателем средств бюджета на основании данных, отраженных на забалансовых счетах 17 "Поступления денежных средств на банковские счета учреждения" и 18 "Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждения" путем арифметического расчета разницы между указанными счетами в разрезе кодов классификации операций сектора государственного управления по счету 0 304 04 000 "Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств".
Остаток по Справке об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (ф. 0503126), представляемой получателем средств бюджета главному распорядителю (распорядителю) средств бюджета, должен быть удостоверен: на отчетную дату, кроме 1 января, выпиской со счета кредитного учреждения; по состоянию на 1 января – подписями руководителя и главного бухгалтера и оттиском печати банка.
Главный распорядитель (распорядитель) составляет сводную Справку об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (ф. 0503126) путем арифметического суммирования остатков, отраженных в Справках об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (ф. 0503126), составленных и представленных соответственно распорядителями и получателями средств бюджета, а также Справки об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (ф. 0503126) по своим банковским счетам, составленной в порядке, установленном для получателя средств бюджета.
Контроль за полнотой и законностью использования денежных средств в бюджетном учреждении
Государственный финансовый контроль возлагается на ряд специальных органов и специализированные подразделения органов исполнительной власти, которые осуществляют контрольно-ревизионные мероприятия в соответствии с действующим законодательством.
На федеральном уровне сюда относятся Счетная палата РФ, Центральный Банк РФ, Главное контрольное управление Президента РФ, Министерство финансов РФ и его структурные подразделения, подразделения ведомственного финансового контроля федеральных органов исполнительной власти и т.д.
На уровне субъектов РФ существует аналогичная структура органов государственного финансового контроля.
Внутриведомственный контроль осуществляют министерства, ведомства, департаменты, службы, управления и комитеты в отношении подведомственных им организаций и учреждений.
Внутренний контроль обязателен для каждого учреждения и организации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности. Функции организации внутрихозяйственного контроля возложены на руководителя учреждения и главного бухгалтера.
С целью реорганизации и дальнейшего совершенствования системы и органов контроля в государстве ив соответствии с требованиями Указа Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 "О системе и структуре органов исполнительной власти" в 2004 году произошла передача функций Минфина России по контролю и надзору в бюджетно-финансовой сфере Федеральной службе финансово-бюджетного надзора.
В результате этого контроль и надзор в финансово-бюджетной сфере стал самостоятельной функцией в органах исполнительной власти. Произошло расширение сферы деятельности Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, в том числе и в осуществлении контроля и надзора в финансово-бюджетной сфере, связанных с программно-целевым бюджетным планированием в соответствии с Концепцией реформирования бюджетного процесса в РФ в 2004-2006 годах. Данный документ был разработан во исполнение бюджетных посланий Президента РФ и программ социально-экономического развития РФ, с учетом одобренных Правительством РФ принципов реструктуризации бюджетного сектора в РФ, и направлен на повышение результативности бюджетных расходов и оптимизацию управления бюджетными средствами на всех уровнях бюджетной системы РФ. Кроме того, постановлением Правительства РФ от 8 апреля 2004 г. № 198 утверждены "Вопросы Федеральной службы финансово-бюджетного надзора", в соответствии с вышеуказанным постановлением Федеральной службе финансово-бюджетного надзора переданы функции органа валютного контроля, а также оговорено, что Федеральная служба финансово-бюджетного надзора находится введении Министерства финансов РФ.
Федеральной службе финансово-бюджетного надзора предоставлены следующие полномочия в установленной сфере деятельности по осуществлению контроля и надзора, а именно:
За использованием средств федерального бюджета, средств государственных внебюджетных фондов, а также материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности;
За соблюдением резидентами и нерезидентами (за исключением кредитных организаций и валютных бирж) валютного законодательства РФ, требований актов органов валютного регулирования и валютного контроля, а также за соответствием проводимых валютных операций условиям лицензий и разрешений;
За соблюдением требований бюджетного законодательства РФ получателями финансовой помощи из федерального бюджета, гарантий Правительства РФ, бюджетных кредитов, бюджетных ссуд и бюджетных инвестиций;
За исполнением органами финансового контроля федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления законодательства РФ о финансово-бюджетном контроле и надзоре.
Федеральная служба финансово-бюджетного надзора осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Службы и реализацию возложенных на Службу функций.
Одним из органов государственного финансового контроля является Счетная палата РФ, которая также наделена большими полномочиями по вопросам организации и проведения контрольно-ревизионных мероприятий.
Основными задачами Счетной палаты являются:
Организация и осуществление контроля за своевременным исполнением доходных и расходных статей федерального бюджета и бюджетов федеральных внебюджетных фондов по объемам, структуре и целевому назначению;
Определение целесообразности расходов государственных средств и использования федеральной собственности;
Оценка обоснованности доходных и расходных статей проектов федерального бюджета и бюджетов федеральных внебюджетных фондов;
Финансовая экспертиза проектов федеральных законов, а также нормативных правовых актов федеральных органов государственной власти, предусматривающих расходы, покрываемые за счет средств федерального бюджета, или влияющих на формирование и исполнение федерального бюджета и бюджетов федеральных внебюджетных фондов;
Анализ выявленных отклонений от установленных показателей федерального бюджета и бюджетов федеральных внебюджетных фондов и подготовка предложений, направленных на их устранение, а также на совершенствование бюджетного процесса в целом;
Контроль за законностью и своевременностью движения средств федерального бюджета и средств федеральных внебюджетных фондов в Центральном банке РФ, уполномоченных банках и иных финансово-кредитных учреждениях РФ.
Кроме того, Счетная палата обязана представлять Совету Федерации и Государственной Думе информацию о ходе исполнения федерального бюджета и результатах контрольных мероприятий.
Счетная палата осуществляет контроль за исполнением федерального бюджета на основе принципов законности, объективности, независимости и гласности. В процессе исполнения федерального бюджета Счетная палата контролирует полноту и своевременность денежных поступлений, фактическое расходование бюджетных ассигнований в сравнении с законодательно утвержденными показателями федерального бюджета. Также она выявляет отклонения и нарушения, проводит их анализ, вносит предложения по их устранению.
Счетная палата осуществляет свою работу на основе годовых и текущих планов и программ, которые формируются исходя из необходимости обеспечения всестороннего и системного контроля за исполнением федерального бюджета с учетом всех видов и направлений деятельности Счетной палаты.
В ходе проведения ревизий и проверок на основе документального подтверждения законности производственно-хозяйственной деятельности, достоверности бухгалтерского учета и финансовой отчетности представителями Счетной палаты определяется своевременность и полнота взаимных платежей проверяемого объекта и федерального бюджета.
По итогам проведенного контрольно-ревизионного мероприятия представители Счетной палаты составляют отчет, за достоверность которого соответствующие должностные лица Счетной палаты несут персональную ответственность.
Счетная палата информирует Совет Федерации и Государственную Думу о результатах проведенных ревизий и проверок, а также доводит их до сведения руководителей соответствующих федеральных органов исполнительной власти, предприятий, учреждений и организаций.
Об ущербе, причиненном государству, и о выявленных нарушениях закона Счетная палата информирует Совет Федерации и Государственную Думу, а при выявлении нарушения законов, влекущего за собой уголовную ответственность, передает соответствующие материалы в правоохранительные органы.
Специалисты Счетной палаты постоянно осуществляют анализ проведенных контрольно-ревизионных мероприятий, обобщают и исследуют причины и последствия выявленных отклонений и нарушений в процессе формирования доходов и расходования средств федерального бюджета.
На основе полученных данных Счетная палата разрабатывает предложения по совершенствованию бюджетного законодательства и развитию бюджетно-финансовой системы РФ и представляет их на рассмотрение Государственной Думы.
Кроме того, на основании полученных данных разрабатываются предложения по совершенствованию методов и форм проведения контрольно-ревизионных мероприятий.
Внешний контроль за законным и эффективным использованием выделяемых государством бюджетных денежных средств осуществляется со стороны Комитета финансов Правительства Москвы и Департамента образования г. Москвы. Данные проверки проводятся один раз в год. Для организации такого контроля используются, в первую очередь, данные годовой бухгалтерской отчетности
В течение года полнота использования полученного бюджетного финансирования контролируется путем сопоставления отраженных в пассиве бухгалтерского баланса остатков по счетам, отражающим объемы полученного учреждением бюджетного финансирования с показателями затрат бюджетных средств учреждения, отраженными в активе баланса. Годовой баланс исполнения сметы доходов и расходов, однако, оформляется после осуществления заключительных бухгалтерских проводок, в результате которых накопленные за год затраты списываются на субсчета источников их бюджетного финансирования и, следовательно, не отражаются в данном отчетном документе.
Общий порядок организации использования и бухгалтерского учета бюджетными учреждениями полученных из бюджетов ассигнований предполагает, что данные средства должны быть либо полностью использованы в соответствии с утвержденными установленным порядком сметами доходов и расходов, либо возвращены (отозваны) их распорядителю, т.е. остатков на субсчетах учета бюджетного финансирования быть не должно. Однако на практике могут возникать случаи, когда произведенные учреждением и отраженные в его бухгалтерском учете затраты не соответствуют назначению полученных бюджетных средств, что по итогам года приводит к наличию остатков по кредиту субсчетов учета бюджетного финансирования и, как правило, является подтверждением нарушений требований Бюджетного кодекса Российской Федерации и Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях.
В частности, причины возникновения таких остатков могут быть следующими:
1. Неполное использование учреждением утвержденных бюджетных ассигнований.
2. Несоответствие кодов экономической классификации произведенных учреждением затрат соответствующим кодам бюджетных ассигнований согласно утвержденным установленным порядком сметам доходов и расходов.
3. Наличие не погашенной на конец года дебиторской задолженности перед сторонними организациями, подлежащей погашению за счет бюджетных средств.
4. Наличие на конец года непогашенных подотчетных сумм, выданных за счет бюджетных средств.
5. Несвоевременный пересчет остатков бюджетных средств на валютных счетах, а также дебиторской и кредиторской задолженности в валюте.
6. Превышение стоимости материальных запасов на конец года над соответствующим показателем на начало года.
7. Невозврат распорядителю бюджетных средств, уплаченных сторонним организациям в предыдущем отчетному году и возвращенных на счет учреждения в отчетном.
8. Наличие в отчетном году операций по оприходованию по закупочным ценам приплода молодняка от рабочих лошадей, содержащихся за счет средств бюджета.
9. Резервирование источников финансирования для списания штрафов, пени и неустоек, а также недостач и утрат материальных ценностей, погашение которых невозможно за счет виновных лиц.
Учитывая изложенное, следует констатировать, что наличие балансовых остатков по субсчетам учета бюджетного финансирования вызывается, как правило, недостаточностью контроля бухгалтерии бюджетного учреждения за своевременностью осуществления и отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций, а также корректировки сметы доходов и расходов. Наличие в годовом балансе исполнения сметы доходов и расходов данных остатков может свидетельствовать о недостаточно эффективной организации финансово-хозяйственной деятельности учреждения и отсутствии должного контроля со стороны бухгалтерии и контролирующих органов.
Требования ряда руководящих документов последних лет возлагают на руководителя учреждения (предприятия) и главного бухгалтера персональную ответственность за организацию и осуществление производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, а также за состояние и организацию внутреннего контроля за производственной, финансовой и хозяйственной деятельностью учреждения.
Руководитель учреждения совместно с главным бухгалтером обязаны организовать, с учетом специфики деятельности возглавляемого им учреждения, такую систему внутреннего контроля, которая смогла бы обеспечить наименьшие потери денежных средств на любой стадии производственной, финансовой и хозяйственной деятельности учреждения.
Одновременно с этим руководитель учреждения должен своевременно анализировать состояние и эффективность действия системы внутреннего контроля, создавать все условия и предпосылки для ее постоянного совершенствования, применения новых методов и способов контроля. Руководитель учреждения совместно с главным бухгалтером обязаны организовать внутренний контроль за финансово-экономической и хозяйственной деятельностью учреждения, так как это является неотъемлемой частью их должностных обязанностей.
Говоря о контроле наличных денежных средств, следует начать со следующего. Каждый прием и выдача наличных денег, а также их хранение в кассе любой организации требуют особого педантизма. Кассир со стажем знает, чем грозит ему и организации малейшая оплошность в работе с наличными. .
В целях контроля за правильным ведением кассовых операций и расходованием денежных средств руководство Школы искусств периодически организует внутренние проверки. При этом создается комиссия из трех человек. При проведении таких проверок комиссия, в первую очередь, проверяет правильность составления первичных документов. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).
Последовательный просмотр первичных оправдательных документов и учетных регистров, анализ заполнения реквизитов или оценка существа произведенной хозяйственной операции дает возможность проверяющим давать оценку их доброкачественности.
Из числа документов, недоброкачественных по форме, комиссия обращает особое внимание на неправильно оформленные документы. К ним относятся документы, в процессе составления и оформления которых были допущены следующие характерные нарушения:
Были использованы бланки неустановленной формы;
Остались незаполненными все необходимые реквизиты;
Использованы лишние, непредусмотренные типовыми формами реквизиты;
Использованы ненадлежащие реквизиты.
Все методические приемы документального контроля основаны на тех обстоятельствах, что хищения денежных средств, как правило, завуалированы в первичных документах, так как обычно в этих документах оставляются определенные следы (признаки) этих злоупотреблений, поэтому проверяющим необходимо обращать особое внимание на различные дефекты, и косвенные признаки, указывающие на возможность фальсификации текста или цифровой информации, оттиска печати, на подделку подписей и т.д.
Среди таких дефектов можно выделить:
Изменения в первичном тексте документа;
Подделка подписей должностных лиц;
Подделка штампов и печатей.
Кроме того, комиссией проводится взаимная сверка. При взаимной сверке сопоставляются различные по своему наименованию и характеру документы, в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких взаимосвязанных хозяйственных операций.
Взаимная сверка дает возможность установить следующие нарушения:
Полностью или частично безденежные финансовые и хозяйственные операции;
Участие в финансово-экономической и хозяйственной деятельности учреждения неучтенных денежных средств;
Создание неучтенных излишков, с целью последующего присвоения денежных средств;
Создание необоснованного начисления и выплаты заработной платы;
Составление подложных бухгалтерских проводок либо проводок, не подтвержденных первичными оправдательными документами.
Следует помнить, что всем людям, в том числе и персоналу любого учреждения, свойственно ошибаться. Поэтому постоянная проверка системных бухгалтерских записей позволяет ежедневно и периодически (за каждый месяц, квартал, год) выявлять значительную часть ошибок и неточностей, устраняя выявленные противоречия и допущенные ошибки в регистрах бухгалтерского и налогового учета и другой учетной информации. Если же эта контрольная функция не будет организована в учреждении, то при проверке внешними проверяющими могут быть выявлены нарушения ведения бухгалтерского и налогового учета, а это грозит в первую очередь применением штрафных и других санкций непосредственно к руководителю учреждения.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется графиком.
График документооборота должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, определять минимальный срок нахождения документа в подразделении.
Главный бухгалтер организовывает работу по составлению графика документооборота, который в обязательном порядке утверждается приказом руководителя учреждения.
В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
Инвентаризация денежных средств в кассе учреждения производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 № 40 и сообщенным письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18.
Результаты снятия остатков денежных средств в кассе оформляются актом ф. № 0504088.
Для инвентаризации денежных документов и бланков документов строгой отчетности применяется Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных средств ф. № 0504086.
При подсчете фактического наличия денежных документов, денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные путевки в санатории и дома отдыха, авиабилеты, талоны на бензин и т.п.).
Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности и бланков ценных бумаг производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров каждого вида бланков, по местам хранения и материально ответственным лицам.
Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.
Инвентаризация денежных средств, находящихся на лицевых счетах в органах Федерального казначейства Министерства финансов РФ или на текущих, валютных счетах кредитных организаций, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих субсчетах по данным бухгалтерского учета, с данными выписок банков.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.
Учредители учреждения (предприятия), вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при проведении документальных ревизий и проверок производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины в учреждении.
При этом особое внимание проверяющие должностные лица уделяют вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей, как при хранении их в учреждении, так и при получении и доставке их из учреждения банка.
Литература
1. Бюджетный кодекс Российской Федерации от 31 июля 1998 г. № 145-ФЗ (с изменениями от 31 декабря 1999 г., 5 августа, 27 декабря 2000 г.,8 августа, 30 декабря 2001 г., 29 мая, 10, 24 июля, 24 декабря 2002 г., 7 июля, 11 ноября, 8, 23 декабря 2003 г., 20 августа, 23, 28, 29 декабря 2004 г.)
2. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп. от 23 июля 1998 г., 28 марта, 31 декабря 2002 г., 10 января, 28 мая, 30 июня 2003 г.)
3. Постановление Правительства РФ от 3 июля 2006 г. № 413 "Об утверждении форм документов финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации"
4. ФЗ от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"
5. Положение Центрального банка РФ от 3 октября 2002 г. № 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации"
6. Положение ЦБР от 5 января 1998 г. № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (утв. ЦБР 19 декабря 1997 г.) (с изм. и доп. от 22 января 1999 г., 31 октября 2002 г.)
7. Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" (с изм. и доп. от 30 декабря 1999 г., 24 марта 2000 г.)
8. Приказ Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету"
9. Приказ Федерального казначейства от 8 сентября 2005 г. № 165 "Об утверждении Правил организации и ведения бюджетного учета по осуществлению функций главного распорядителя, распорядителя и получателя средств федерального бюджета" (с изм. и доп. от 28 июля 2006 г.)
10. Приказ Минфина РФ от 21 января 2005 г. № 5н "Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бюджетной отчетности"
12. Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 21 декабря 2005 г. № 152н) (с изменениями от 1, 30 марта, 20 июля 2006 г.).
14. Распоряжение Правительства Москвы от 24 марта 2004 г. № 506-РП "О функциях централизованных бухгалтерий в условиях казначейского метода исполнения бюджета"
15. Распоряжение Правительства Москвы от 9 июня 2003 г. № 978-РП "Об организации бухгалтерского учета учреждений социальной сферы города Москвы"
16. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40) (с изм. и доп. от 26 февраля 1996 г.)
17. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49)
18. Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие. Издание 5-е, переработанное и дополненное. – Москва: ИКЦ "МарТ"; Ростов н/Д: Издательский центр "МарТ", 2004.
19. Годовой отчет для бюджетных организаций – 2005 (под ред. Васильева Ю.А.). – "АЮДАР", 2005 г.
20. Предпринимательская деятельность бюджетных учреждений. – "Налог Инфо", 2006 г.
21. Сотникова Л.В. Бухгалтерская отчетность организаций (Годовой отчет-2005). – "ИПБР-БИНФА", 2005
22. Хабаев С.Г. Бюджетный учет по новому плану счетов. – "Актион-Медиа", 2006 г.
23. Воробьева Л.П. Учет операций с наличными деньгами // "Советник бухгалтера социальной сферы", № 5, май 2006 г.
24. Гарнов И. Контроль за полнотой и законностью использования бюджетного финансирования // И. Гарнов, "Финансовая газета", № 40, октябрь 2004 г.
25. Денеко Е.И., Колесников С.И. О процедуре проведения аудита эффективности использования бюджетных средств // "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", № 23, декабрь 2005 г.
26. Дикова Н.Ю. Об изменениях в Указаниях о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации в 2006 году // "Советник бухгалтера социальной сферы", № 6, июнь 2006 г.
27. Кальянова Е.Н., Котовская Л.Г. Отчет об исполнении бюджета (ф. 0503127) // "Советник бухгалтера социальной сферы", № 9, сентябрь 2005 г.
28. Картышова И.И., Гутников О.В. Касса – особый участок работы бухгалтерии образовательной организации // Отраслевое приложение к журналу "Главбух", № 4, 2000 г.
29. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях (4-е издание, переработанное и дополненное). – "Проспект", 2004 г.
30. Котовская Л.Г. Инвентаризация нефинансовых, финансовых активов и обязательств бюджетных учреждений // "Советник бухгалтера социальной сферы", № 11, ноябрь 2005 г.
31. Курочкина Л.П. Изменения в учете финансовых активов // "Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", № 10, май 2006 г.
33. Суглобов А.Е. Аудит бюджетного учреждения: обоснованность сметы расходов социальной сферы // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, № 13, июль 2006 г.
34. Хабаев С.Г. Баланс исполнения бюджета (ф. 0503130) – Актив // "Бюджетный учет", № 9, сентябрь 2005 г.
Счет 020104000 "Касса"
Счет предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения.
При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Центральным банком Российской Федерации, с учетом следующих особенностей.
Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности - Квитанциям (ф.0504510) и Приходным кассовым ордерам (ф.0310001). В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).
При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф.0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф.0504501).
Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах ведется в Кассовой книге (ф.0504514).
Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги (ф.0504514) по видам иностранных валют.
Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 020104000 "Касса" ведется в Журнале операций по счету "Касса" на основании кассовых отчетов.
Порядок ведения кассовых операций на территории РФ регламентируется решением совета директоров ЦБ РФ № 40 93(95) г.
19. Учет расчетов с подотчетными лицами.
Счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами"
На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.
Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к Авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов.
Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Д 020800000, К 020104610 - выдача сумм подотчетным лицам;
Д 010500000, К 020800000 - принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету;
Д 020104510, К 020800000 - возвращенные остатки подотчетных сумм;
Движение денежных средств учреждения на банковских счетах, в кассе, а также движение денежных документов учитывается на счетах, открываемых к счету 20100 «Денежные средства учреждения».
Инструкции по применению плана счетов, утверждённой Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 года № 157н. предусмотрено открытие к счету 020100000 след. счетов:
020101000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах»;
020102000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении»;
020103000 «Денежные средства учреждения в пути»;
020104000 «Касса»;
020105000 «Денежные документы»;
020106000 «Аккредитивы»;
020107000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте».
ДС относятся ко 2 разделу «Финансовые активы».
На счете 020101000 «Денежные средства учреждения на бан ковских счетах» учитываются операции по движению денежных средств учреждения в случае проведения указанных операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов. Также на счете учитываются операции со средствами, полученными от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход.
Учет операций по движению средств на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам со счетов. Операции по учету движения денежных средств на банковском счете организации оформляются бухгалтерскими записями.
Аналитический учет по счету 020101000 “ДС учреждения на банковских счетах” ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам со счетов, Карточке учета средств и расчетов, а также на забалансовых счетах 17 “Поступления ДС на банковские счета учреждения” и 18 “Выбытие ДС с банковских счетов учреждения”.
Движение денежных средств на банковском счете отражают бухгалтерскими записями:
Сумма, поступившая на счет от распорядителя бюджетных средств:
Д 20101 «ДС на банк. счетах» К 30404 «Внутр. расчеты м/д распорядителями и получателями средств»;
Сумма, перечисленная со счета поставщику или подрядчику:
Д 30200 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 20101 «Денежные средства на банковских счетах»;
Сумма, перечисленная с банковского счета распорядителю бюджетных средств:
Д 30404 «Внутренние расчеты между распорядителями и получателями средств» К 20101 «Денежные средства на банковских счетах».
Счет 020104000 «Касса» предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения.
Для работы с наличными ДС учреждение д. иметь спец. оборудованную кассу (изолированное помещение). Все наличные деньги, в пределах согласованного с обслуживающим банком лимита, денеж. документы и ц.б. хранятся в несгораемых металлических шкафах. Хранение в кассе наличных денег и др. ценностей, не принадлежащих данному пр-ю, запрещается. Все операции с кассовой наличностью осущ-ет кассир, являясь лицом с полной МО.
При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным ЦБ РФ с учетом след. особенностей.
Поступление в кассу и оприходование наличных ДС оформляется в учреждении ПКО. ПКО выписывается работником бух-рии в 1 экземпляре, подписывается гл. бух-ром и кассиром, принявшим деньги, завереряется печатью. Квитанция явл-ся отрывной частью и служит оправдательным документом лица, внесшего наличные деньги в кассу учреждения. Прием в кассу наличных ДС от ФЛ производится также по бланкам строгой отчетности – квитанциям. Прием наличных денег учреждениями при осуществлении расчетов с населением должен осуществляться с обязательным применением ККМ. Установлено ограничение на сумму наличных расчетов между ЮЛ, согласно которому предельный размер расчетов по одной сделке составляет 100 000 руб. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на предприятие и должностных лиц.
Из кассы ДС могут выдаваться на: выплату з/п; хозяйственные нужды; командировочные расходы; оказание материальной помощи; выплату пособий по временной нетрудоспособности; выдачу ссуд сотрудникам. Выдача из кассы денег оформляется РКО с учетом требований, предъявляемых к выписке ПКО. РКО подписывается также руководителем учреждения. При выдаче наличных ДС из кассы в подотчет нескольким лицам взамен индивидуальных РКО применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам. Основным документом на выплату з/п является Платежная или Расчетно-платежная ведомость.
Все ПКО и РКО после их выписки регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ведется в хронологическом порядке), после чего документы используются для заполнения Кассовой книги. Поступление и расходование наличных ДС в иностранной валюте ведутся на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют. Кассовая книга является учетным регистром строгой отчетности (она должна быть пронумерована и прошнурована, последняя страница заверяется печатью учреждения и подписями руководителя и главного бухгалтера). Контроль за правильным ведением Кассовой книги должен обеспечивать гл. бух-р учреждения.
При выдаче из кассы наличных денежных средств раздатчикам, определенным приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, учет ведется кассиром в Книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.
Учет кассовых операций в учреждениях, как в валюте Российской Федерации, так и в иностранных валютах, ведется в Кассовой книге. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют.
Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 20104 «Касса» ведется в Журнале операций по счету «Касса» на оснований кассовых отчетов. Операции по учету движения наличных денежных средств оформляются бухгалтерскими записями. По Д счета 020104510 “Поступления в кассу” отражают сумы наличных ДС, поступивших в кассу. По К счета 020104610 “Выбытия из кассы” отражают суммы выбытия наличных ДС из кассы.
Приход наличных денежных средств в кассу:
- Сумма поступивших наличных от ОФК (орган Федерального казначейства):
Д 20104 «Касса» К 30405 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджета».
Сумма поступивших наличных средств с банковского расчетного счета:
Д 20104 «Касса» К 20101 «Денежные средства учреждения на банковских счетах».
Сумма поступивших наличных средств от подотчетного лица:
Д 20104 «Касса» К 20800 «Расчеты с подотчетными лицами».
Расход наличных денежных средств из кассы:
- Сумма аванса, выданная из кассы подотчетному лицу:
Д 20800 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 20104 «Касса».
Сумма наличных, внесенная из кассы на расчетный счет казначейства:
Д 30405 «Расчеты по платежам из бюджета с органами казначейства» К 20104 «Касса».
Сумма наличных, внесенная из кассы на расчетный счет в банке:
Д 20101 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» К 20104 «Касса».
Сумма наличных, выданная из кассы в качестве заработной платы:
Д 30201 «Расчеты по оплате труда» К 20104 «Касса».
Сумма наличных, внесенная из кассы на депонент:
Д 30402 «Расчеты с депонентами» К 20104 «Касса».
Сумма наличных, выданная из кассы в оплату договора подряда:
Д 30207 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг» К 20104«Касса».
Помимо наличных ДС в кассе учреждения хранятся денежные документы, учитываемые на счете 020105000 «Ден. док-ты» : оплаченные талоны на бензин, масла, питание; путевки в дома отдыха, санатории, турбазы; абонементы; полученные извещения на почтовые переводы; почтовые марки; марки государственной пошлины; бланки строгой отчетности.
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются ПКО и РКО, которые регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от операций по ДС.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций по движению денежных документов ведется в Журнале по прочим операциям.
Безналичные расчеты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам учреждений, системы корреспондентских счетов банковских учреждений и т. д.
Движение безналичных средств, полученных за счет бюджетного финансирования и внебюджетных источников, учитывается учреждениями на счетах органа казначейства или на счетах в кредитных организациях, если эти учреждения или их средства, полученные за счет внебюджетных источников, не переведены на казначейское обслуживание. При осуществлении безналичных расчетов используются платежные поручения, платежные требования, аккредитивы. Аккредитивы выставляются за счет как бюджетных средств, так и внебюджетных средств учреждений.
Движение ДС по аккредитивным расчетам учитывается на с чете 020106000 “Аккредитивы” .
Аналитический учет по счету ведется по каждому выставленному аккредитиву в Карточке учета средств и расчетов. Учет операций по движению аккредитивов ведется в Журнале операций по банковскому счету на основании документов, приложенных к выпискам с аккредитивного счета.
Особое внимание следует обратить на то, что средства, полученные от государственных внебюджетных фондов, учитываются как бюджетные, с признаком 1 в разряде 18 счета бюджетного учета.
Счет 020102000 “ДС учреждения во временном распоряжении” применяется для учета ДС в валюте РФ и в иностранной валюте, поступивших во временное распоряжение учреждения, на которые может быть обращено взыскание в целях возмещения причиненного материального ущерба или исполнения приговора в части конфискации имущества; средств, полученных на ответственное хранение.
Счет 020103000 “ДС учреждения в пути” учитывает движение ДС учреждения в валюте РФ и в иностранной валюте в пути. ДС в пути являются ДС, перечисленные учреждению, но полученные им в следующем месяце, а также средства, переведенные кредитной организацией с одного счета на другой счет. Учет операций по движению ДС на счете ведется в Журнале операций по банковскому счету.
Для обеспечения достоверности данных бюджетного учета и бюджетной отчетности учреждения обязаны проводить инвентаризацию ДС и документов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. В целях контроля за правильностью отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины инвентаризация кассы проводится не реже одного раза в месяц. Также обязательно проведение инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Инвентаризация ДС, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии учреждения, с данными выписок банков. По окончании проверки составляется акт инвентаризации. Информацию о результатах инвентаризации комиссия доводит до руководителя учреждения, который принимает соответствующее решение.
Соблюдение кассовой дисциплины в бюджетных учреждениях проверяется органами, исполняющими бюджет, и вышестоящими организациями.
Загрузка...