Обращение к директору от начальника. Как составить обращение директору школы в случае проблемы

Неопределенность по поводу того, как называть начальника – «Дима» или «Дмитрий Николаевич» – может создавать напряжение у сотрудников. В современных организациях подчиненные часто обращаются к руководителям по именам – это нормально. Проблемы возникают, если включается внутренний цензор: сотрудник в таком случае расценивает общение без отчества как фамильярность и решает перестраховаться.

В западных странах придумали хороший выход: обращение к начальнику по должности или по фамилии. Но в российских компаниях такая форма не прижилась, потому что "доктор Левин" звучит слишком уж официально. Такая форма выглядит как преувеличенное уважение и даже подобострастие. В результате, в разговоре образуется "черная дыра", при обращении к руководителю.

Научный подход

В "Журнале практической социальной психологии" была опубликована статья "Черные дыры в социальном пространстве: возникновение и последствия избегания имен в организациях", в которой описано исследование. Опытная группа состояла из 74 студентов (их средний возраст – 30 лет), поступивших на неполный рабочий день по программе МВА. Участникам был задан вопрос о том, как они ведут себя в : насколько вероятно избегание обращения по имени, если они столкнулись с руководителем в холле, а не в офисе. Респондентам нужно было оценить высказывания по пятибальной шкале, где "один" означало, что участник категорически не согласен с предложенным высказыванием, а "пять" – абсолютно согласен.

"Респонденты указали, что они часто избегают обращений по имени к руководителю", – отмечают исследователи. Кроме того, результаты исследования показали, что при общении с генеральным директором респонденты чаще избегают имен, чем руководители отделов, в которых они работают. Исследователи выдвинули гипотезу: женщины, в силу особой модели социализации и тенденции к более низким статусам в командной цепочке организации, должны чаще, чем мужчины осторожничать в общении с начальством – эта гипотеза подтвердилась.

Различия в статусах – причина напряжения в офисе

Даже в организационных структурах, которые претендуют на уравнительность, различия в статусе до сих пор влияют на личные отношения, создавая напряженность в отношениях между властью и подчиненными.

Сотрудники, которые чувствуют неуверенность в своих отношениях с руководителем из-за разрыва в один-два или более уровней, могут испытывать неловкость – как же обращаться к начальнику? По имени как-то неудобно, да и по имени-отчеству тоже, если начальник называет вас на "ты". Многие предпочитают идти по пути наименьшего сопротивления, избегая имен, – а это неправильно с психологической точки зрения и создает дополнительное напряжение.

Как избежать "черных дыр" в общении?

"Черные дыры" в общении между сотрудником и руководителем (особенно руководителем верхнего звена) могут быть устранены, только если обе стороны понимают, что происходит.

"Когда опытный сотрудник не решается сократить дистанцию в общении с руководителем и избегает какого-либо обращения – это должно послужить для начальника сигналом: работник не чувствует себя комфортно", – отмечают исследователи. Идеальный выход из такой ситуации – инициатива со стороны руковдства. Например, разработка четкой и понятной корпоративной политики, которая подскажет сотруднику, как вести себя Если же руководитель игнорирует проблему, то, возможно, имеет смысл поднять этот вопрос на обсуждение или хотя бы выяснить, как поступают в такой ситуации другие сотрудники.

В жизни всем нам порой необходима помощь другого человека. Но зачастую мы предпочитаем скорее отказаться от желаемого, чем попросить о помощи. Особенно сложно это на работе, где хочется всегда быть на высоте.

Почему мы молчим, когда нужна помощь? Основной тормоз многих действий – это страх. Данный случай – не исключение. Нежелание попросить о помощи у коллег или начальства может быть вызвано следующими опасениями:

• Боязнь показаться некомпетентным. Многим кажется, что если они не могут самостоятельно справиться со своими обязанностями или решить проблему, значит, они плохие работники либо не умеют справляться с трудностями.
• Опасение потерять уважение коллег и уронить самооценку. Есть мнение, что сильный человек должен сам преодолевать сложности, а просьба о помощи – проявление слабости. Хотя данная позиция ошибочна, многие ее придерживаются.
• Страх негативных эмоций. Как правило, данный страх возникает, если когда-то Вы просили помощь, а в ней грубо отказали. И теперь вы боитесь, что подобное случится снова.

Что делать, если Вы узнали один из своих страхов? В первую очередь – осознать эти страхи и понять, что они не должны Вас останавливать. Ведь сама по себе проблема не решится, и если для выхода из нее нужна помощь, то единственный вариант – попросить об этой помощи. А чтобы разговор прошел успешно, заранее подготовьтесь к беседе.

Как правильно попросить о помощи у начальника?

• Будьте спокойны и уверенны. Проблемы бывают абсолютно у всех людей, в Вашей просьбе нет ничего необычного.
• Выберите подходящее время. Не следует заводить разговор в начале рабочего дня или за несколько минут до его окончания.
• У вашего собеседника тоже бывает хорошее и плохое настроение. Поэтому постарайтесь уловить его настрой.
• Заранее проговорите свою речь. Подумайте, какие слова и фразы будут наиболее уместны. Говорите кратко, понятно, уверенно.
• Будьте убедительны. Для этого предлагайте свои пути решения проблемы. Тогда Ваш начальник увидит, что Вы не пытаетесь переложить проблему на него или кого-то другого, а ищете оптимальный выход из сложившейся ситуации.
• Если Ваша просьба касается работы, то перед тем как подойти к начальнику, дайте себе четкую установку, что Вы просите не для себя, а во благо компании. Тогда Вам будет проще просить начальника о помощи.

Как обратиться с личной просьбой?

А что, если Ваша просьба – не по работе, а личная – например, срочно нужна материальная помощь? И в этом случае нет ничего плохого в том, чтобы попросить о помощи. Нет человека, который бы никогда не испытывал материальных трудностей. Если Вам нужно попросить о материальной помощи, следуйте данным советам:

Объясните, для чего именно Вам нужна материальная помощь . Наверняка это серьезная и веская причина. Постарайтесь говорить спокойно и сдержано, без эмоций. Реакция Вашего собеседника на эмоции может быть непредсказуемой и сыграть Вам как в плюс, так и в минус. Некоторые люди могут воспринять проявления чувств как игру на публику и попытку манипуляции. Используйте эмоции только в том случае, если хорошо знаете характер начальника и уверены, что реакция не будет негативной.

Если Вам сложно сдерживать эмоции, посетите консультацию психолога . Специалист научит Вас особым техникам , которые помогают контролировать себя в стрессовой ситуации.

Если Вы предполагаете вернуть деньги, то сообщите, в какие сроки сможете это сделать. Со следующей зарплаты, через год, в счет отпускных и так далее. Это продемонстрирует, что Вы тщательно обдумали просьбу. Если же Вы имеете в виду безвозмездную помощь, не скрывайте этого . Обман в данной ситуации – худший из вариантов.

Помните, что просьба о материальной помощи никаким образом не характеризует Вас как сотрудника. Постарайтесь не терять уверенности в себе и своих профессиональных качествах. Вспомните все свои достижения на работе. Тогда Вам легче будет вести разговор с начальником.

Подумайте, что произойдет, если Вы попросите начальника о помощи? Вы потеряете работу? Конечно, нет. В самом плохом случае – Вам откажут в помощи. Таким образом, Вы ничего не теряете , а напротив, приобретаете шанс получить то, что Вам необходимо.

К сожалению, не всем людям удается перебороть себя, переступить через страх и обратиться за помощью. Причина этого кроется в установке, которую мы с детства отложили в подсознании, что просить – плохо. Однако в действительности все человеческое общество строится на взаимопомощи. Просто не бойтесь сделать первый шаг, и тогда у Вас все получится.

Научиться общаться с руководителем без страха на любую тему вполне реально. Главное – избавиться от позиции жертвы и выработать у себя правильные убеждения. Выбор метода будет зависеть от того, какая установка у вас преобладает.

Настройтесь на беседу, смените позицию жертвы на активную

Начинать беседу нужно с правильного настроя. И здесь помогут два способа. Метод установок и метод рассуждений.

Метод установок. Применяйте этот способ, если у вас завышенное чувство благоговения перед начальником. Чтобы не краснеть и не бледнеть перед руководителем, нужно выработать у себя правильные установки, их две: «Начальник – не благодетель» и «Я имею право требовать».

Отвечает Карина Раевская,

психоаналитик, психолог-консультант Висбаденского института позитивной терапии, преподаватель Института психоанализа

«Я работаю главбухом уже 9 лет. Могу быть жесткой, когда речь идет о качестве работы. Но до сих пор мне очень сложно отказать коллеге или знакомому в личной просьбе. Если просят с напором, то сразу пасую. У нас увольнялась бухгалтер-кассир. Попросила рекомендацию для нового места работы. Протянула мне готовый текст: «Распишетесь?» Я не могу дать ей блестящих рекомендаций как работнику. Но она хороший человек. Не хотела обижать ее отказом и подписала. Потом совесть мучила, ведь это нечестно по отношению к новому работодателю. Генеральный попросил закупить все для пикника, опять согласилась. Решила не портить отношения, потратила свой выходной. Иногда найду в себе силы отказать. Но позже чувствую себя виноватой перед этим человеком. Сослуживица из дружественного отдела попросила заполнить ей декларацию 3-НДФЛ. У меня самой отчетность, выжата как лимон. Набралась храбрости, сказала, что не до нее. Потом съела себя: декларацию можно было заполнить за час, не должно быть жалко для хорошего человека. Как научиться говорить «нет»?» (Наталья Гудкова, г. Воронеж).

«Начальник – не благодетель». Четко уясните для себя, что руководитель – такой же человек, как и вы. Каждый делает свою работу. Вы выполняете свои обязанности, начальник – свои. Он тоже «работает на вас», помогая организовать вашу деятельность. Всему, что вы имеете в своей жизни, вы обязаны ему лишь отчасти. Все остальное – результат ваших собственных усилий, поддержки родителей, членов семьи и, возможно, везения. Повторяйте эти утверждения каждый раз, когда у вас есть свободная минутка, почувствуйте, как они становятся вашими убеждениями. Со временем у вас сформируется новое мировоззрение, и вы обнаружите, что не испытываете прежнего трепета по отношению к руководителю. Что, впрочем, не исключает уважения к нему.

«Я имею право требовать». Труднее всего скромным людям. Стремясь быть непритязательными во всем, они избегают причинять неудобства коллегам и близким. У них всегда худшее место в кабинете – темное и продуваемое. Им неудобно попросить прибавку к зарплате, поэтому они получают меньше всех, втайне надеясь, что их когда-нибудь заметят и оценят. Если вы такой человек, вам срочно нужно выработать новую установку.

Избавляйтесь от позиции жертвы, начните вести себя, как сильная личность. Поверьте в свою значимость и отстаивайте ее. Никогда не ставьте себя ниже других. Перестаньте осуждать себя и жаловаться на жизнь. Начните тренировать уверенное поведение в повседневных ситуациях.

Составьте для себя список ситуаций, когда вы себя ограничиваете (но пока не рассматривайте случаи общения с шефом). Например, вам хочется пересесть в электричке к окну, но вы боитесь сказать об этом попутчикам. Или когда наглый покупатель лезет к кассе без очереди, а вы, руководствуясь интеллигентным чувством, молча пропускаете вперед. Потренируйтесь вести себя в этих ситуациях не как жертва, а как активная сторона. Учитесь просить и быть настойчивым. Говорите просто и прямо.

Используйте как можно реже слово «можно», когда сообщаете о своих намерениях. Например, вместо фразы «Можно мне обменять товар?» ставьте перед фактом: «Я хочу вернуть куртку, мне не подошел размер».

Метод рассуждений. Применяйте этот способ, если боитесь подойти к руководителю с просьбой, потому что думаете, что он вас не поймет. Понаблюдайте за другими людьми. Стеснительные люди зациклены на своих переживаниях и думают, что их эмоции – центр мира. Выбирайтесь из своей скорлупы и немного пошпионьте. Замечайте, как коллеги обращаются с просьбами к начальнику и как он себя при этом ведет. Выглядит ли он расстроенным или разъяренным?

Попробуйте порассуждать. Задайте себе следующие вопросы: «Что страшного случится, если я попрошу начальника о?..», «Какой может быть самая нежелательная реакция шефа». Не замыкайтесь в себе. Обсудите ваши страхи с тем, кто чувствует себя более уверенным в общении с начальством, и тогда тревожность уменьшится.

Во время разговора подбирайте тщательно слова, чтобы не вызвать негативную реакцию

Руководитель в ответ на вашу просьбу может «включить» агрессию. Поэтому важно вести себя так, чтобы не давать повода и свести к минимуму возможные негативные реакции. Поведение во время разговора будет зависеть от того, с каким вопросом вы обратились, но не забудьте и общие правила (схема ниже).

Рассмотрим конкретные ситуации. Итак, вы хотите попросить...

...разрешить уйти к врачу или взять пару дней для лечения. Прежде чем обращаться с такой просьбой к начальнику, вспомните, нет ли у вас незавершенных дел. Возможно, вы пообещали, что представите ему на рассмотрение несколько анкет кандидатов, или у вас в работе положение о мотивации для коммерческого отдела, которое вы должны дописать. Если есть возможность – завершите дело. Если возможности нет – планируйте, когда его закончите, с учетом вашего отсутствия.

Обращайтесь к начальнику тогда, когда он не занят. Проверьте, готов ли он общаться, вопросом, например: «Александр Михайлович, уделите мне минуту времени?». Честно скажите о своем самочувствии, но не вдавайтесь в физиологические подробности. Поясните свое состояние общими фразами: «Я себя очень плохо чувствую», «У меня высокая температура». И попросите день-два на лечение. Сразу же после просьбы скажите о своих делах и о том, когда их закончите. Тем самым вы покажете, что интересы компании для вас важны, просто сейчас вы не можете выполнить свои обязанности.

...не отчитывать при коллегах и подчиненных. Эта просьба должна включать в себя убедительные аргументы. Дело в том, что когда начальника просят «не отчитывать», для него это звучит как пожелание не руководить. Такого не стерпит ни один руководитель. Поэтому необходимо подготовить хорошее обоснование. Например: «Когда вы критикуете меня при всех, я чувствую себя настолько плохо, что целый день работаю спустя рукава», «После того как вы меня публично отругаете, мои подчиненные меня не слушают и я не могу ими руководить» и т. д.

...не использовать резкий парфюм, потому что вам плохо от таких запахов. Специфика этого пожелания в том, что оно в любом случае будет вызывать у руководителя сильную эмоцию, которая может перейти в смущение, а иногда и в гнев. К таким просьбам относятся и другие подобные – использовать шампунь против перхоти, сменить гардероб и т. д. Когда говорят о таких вещах, любой человек чувствует себя уязвимым.

Успех разговора будет зависеть от состояния руководителя. Если он чем-то разозлен или расстроен, не стоит начинать беседу. Заговорите, когда начальник в гневе – получите ответную реакцию. Он вам скажет, что вы еще не сдали отчет и не умеете себя вести. А если он будет подавлен, а вы покритикуете его духи, он промолчит, но будьте уверены – обязательно припомнит.

Просить нужно тогда, когда руководитель в хорошем настроении – у него нет срочных дел и его самого не достает начальство. Вы можете прямо сказать о проблеме либо намекнуть, чтобы руковдитель сам применил ситуацию на себя.

Если вы решились на прямой разговор, извинитесь перед началом беседы. Иногда консультанты советуют говорить без извинений, так как они свидетельствуют о слабой позиции. Но это не тот случай. Руководитель оценит, что вы щадите его нервы, если скажете: «Прошу прощения, что хочу поговорить на деликатную тему». А дальше аккуратно сообщите, в чем проблема, не критикуя: «Ольга Ивановна, у меня аллергия на жасмин. Видимо, в ваших духах есть эти нотки, потому что я плохо себя чувствую. Пожалуйста, не используйте этот парфюм пару дней, чтобы я поняла, так ли это».

Если вы хотите намекнуть о проблеме, чтобы руководитель дальше сам догадался в чем дело, то как бы между прочим скажите, обращаясь ко всему коллективу. «Что-то второй день, как захожу в офис, начинается приступ аллергии. У меня такое бывает от запаха жасмина. Не пойму – откуда он. Может, у кого-то духи с нотками этого цветка?».

...выключать звук у мобильного или не разговаривать в офисе по телефону по личным делам. Мобильная связь для любого начальника – рабочий инструмент. Поэтому на просьбу ограничить себя в общении по телефону он может разразиться гневной тирадой. Тем не менее руководитель пойдет навстречу, если ему назвать вескую деловую причину (как разговоры вредят делу), а не описывать внутренние ощущения («мне неприятно, когда вы говорите по телефону»). Например: «Разговоры по телефону в помещении отвлекают от беседы с кандидатом, можно упустить важную деталь».

Соблюдайте три правила, если руководитель негативно отреагировал на просьбу

Не всегда начальник воспринимает просьбы позитивно. Если в ответ вы получили негативную реакцию, следуйте трем правилам.

Примите факт, что люди разные. Фредерик ПЕРЛЗ, основатель одного из психотерапевтических направлений, говорил так: «Я живу в этом мире не для того, чтобы соответствовать твоим ожиданиям, и ты живешь в этом мире не для того, чтобы соответствовать моим ожиданиям». Главное – не принимайте поведение начальника на свой счет. Всех факторов учесть невозможно, а у него, возможно, сложная жизненная ситуация.

Выясните причины. Если ситуация позволяет, узнайте, почему руководитель так отреагировал. Возможно, спросить стоит не сейчас и не у него самого, а потом у других людей. Иногда нужно дать человеку остыть, а уже потом спрашивать о причинах.

Извлеките урок. Узнав причину, скорректируйте свое поведение. Придумайте новые фразы и более убедительные аргументы. Возможно, с некоторыми просьбами к руководителю обращаться не стоит, и лучше оставить ситуацию такой, какая она есть. То, что вы пересилили страх и смогли обратиться – маленькая победа над собой.

В статье расскажем, как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием. Объясним, как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство.

Скачайте полезные материалы по теме:

Как сформулировать официальное обращение в деловом письме

Главная задача речевого этикета - выразить вежливость, уважение и искренние намерения. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества. Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, несколько незначительных на первый взгляд слов и обращений. Но результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположными: решительный отказ и безоговорочное согласие.

Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение - это начальная часть послания, прощание - заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой - установить и поддерживать контакт с адресатом.

Чтобы правильно составить деловое письмо, используйте подсказку от экспертов журнала Справочник секретаря. «Редактируем тексты деловых писем за 4 шага»

➤ Неотредактированный текст письма

➤ Текст письма после редактирования

Все подсказки экспертов

Иногда, еще до обращения, в тексте используют стандартную форму приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний. В деловом письменном общении недопустимо использовать выражение «Доброго времени суток!». Это допустимо в шуточной переписке между друзьями. Но в официальных письмах - это дурной тон. Если вы не знаете, в какое время адресат прочитает ваше послание, пишите просто, без затей: «Здравствуйте» и «Добрый день».

Конструктор деловых писем: полезный сервис от журнала «Справочник секретаря»

Использовать конструктор сейчас

Как писать обращение в письме

После стандартного приветствия добавьте обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.

Если вам известно имя человека , которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.

1. Нельзя использовать усеченную форму имени, даже если вы находитесь в доверительных отношениях с деловым партнером. Например, нельзя, писать «Добрый день, Саш» или «Привет, Ань». Это уместно в устной речи, но не в письменной.
2. Между двумя вариантами - полное имя и имя+отчество - выбирайте второй. Руководствуйтесь информацией, которую предоставил адресат. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, поля «From»/ «От кого» в электронном письме или из стандартного блока контактной информации в конце текста.
3. Если вы не знаете имени человека, которому пишите письмо, используйте стандартное «Здравствуйте» или «Добрый день». Сделайте обращение более персонифицированным, если допускает ситуация. Например, «Уважаемый коллега» или «Дорогой подписчик».

Памятка: примеры обращения к адресату в деловом письме

Как обращаться в письме к руководителю

При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы. Располагайте обращение посредине письма и пишите с большой буквы. Укажите должность, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова "уважаемый":

Слово «уважаемый» применительно к руководителю - предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне. Например, к членами правительства, Государственной думы, губернаторам, мэрам, заслуженным деятелям науки, искусства, а также известным общественным деятелям. Когда вы адресуете письмо кому-то из них, вместо слова «уважаемый» используйте «глубокоуважаемый» или «высокоуважаемый». В конце по желанию можете использовать восклицательный знак.

Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к группе - уместнее обращение «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!». Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое. Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.

Заключительная часть письма

В заключительной части обозначьте перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. Выразите надежду, одобрение, признательность, уверенность. Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе. Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.

Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно укажите вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу: «С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество».

Подсказка: варианты, как завершить письмо

Важно учитывать должностное положение адресата и адресанта. Подписать послание должен генеральный директор или его заместитель, если ваше послание также адресовано генеральному директору. Разумеется, подпись должна соответствовать расшифровке: недопустимо ставить рядом с фамилией директора косую черту, после которой будет подпись заместителя.

Постскриптум в деловой переписке используют редко. Особый случай - необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.

Приложения также не являются обязательной частью письма . Если они есть, важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.