Оформляем излишки и недостачи в кассе при использовании ккт. Отражение в проводках излишков и недостач в кассе Отражена недостача денежных средств в кассе

Если предприятие занимается наличными расчетами, рано или поздно может возникнуть недостача в кассе. В каком порядке отражается ущерб, причиненный организации? Как провести взыскание недостачи с материально ответственного лица? Рассмотрим типовые примеры с проводками.

Когда можно обнаружить недостачу

Инвентаризация кассы компании осуществляется с периодичностью, которая установлена приказом руководителя. В обязательном порядке проверка активов и обязательств проводится всеми предприятиями, в том числе и перед составлением форм бухотчетности, то есть по итогам года (ст. 11 Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г., п. 27 приказа Минфина № 34н от 29.07.98 г.).

В результате инвентаризационных мероприятий может быть обнаружена как недостача, так и излишки ценностей. В первом случае выявляются отрицательные несоответствия между показателями учета и фактическим количеством средств в кассе, во втором – положительные. Какое лицо признается ответственным за обнаруженную недостачу?

Ответственность материально ответственного лица за недостачу

Согласно нормам ст. 242 ТК, работник отвечает перед работодателем по причиненным ущербам в полном размере. При оформлении кассира в штат предприятия с ним заключается, помимо трудового договора, еще и договор о матответственности (ст. 244 ТК), на основании которого и с учетом законодательных требований с виновного должностного лица может быть взыскан ущерб. Если обнаружена недостача в кассе, ответственность кассира возникает независимо от того, случайны его действия или умышленны.

Как производится возмещение недостачи материально ответственным лицом? Прежде всего, необходимо документально оформить результаты инвентаризации и зафиксировать в установленном порядке результаты проверки. Затем выявляются размер и причина ущерба. Для этого администрация работодателя вправе создавать специальные комиссии. В обязательном порядке с сотрудника истребуются письменные объяснения происходящего, а если кассир уклоняется от предоставления пояснений, следует составить акт (стат. 247 ТК).

Списание недостачи при инвентаризации

Одновременно с тем, как провести списание недостачи, требуется взыскать ущерб с виновника. Порядок действий регулируется стат. 248 ТК. Здесь сказано, что недостаток менее размера средней зарплаты за 1 месяц может быть удержан по приказу директора компании. Издание распоряжение нужно выполнить не позднее месяца с момента определения окончательного ущерба.

В противном случае взыскать недостачу получится только через суд. Эта же норма действует и в той ситуации, когда сотрудник отказывается возместить ущерб добровольно. По взаимному согласию сторон (работодателя и кассира) допускается погашение недостатка средств не единой суммой, а частями, то есть с рассрочкой. При этом необходимо оговорить точные сроки расчетов: работник должен предоставить письменное обязательство по уплате недостающих сумм.

Обратите внимание! Дополнительно на виновного сотрудника может быть наложена дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.

Недостача в кассе – проводки

Согласно приказу № 94н от 31.10.00 г. при учете кассовых операции используется активный сч. 50. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром? При отнесении ущерба на виновное лицо счет прочих доходов и расходов не задействуется, поскольку все суммы списывают на работника. Если же установить виновника ущерба невозможно, недостача относится на прочие расходы. Приведем проводки по типовым примерам.

Списание недостачи на виновное лицо – проводки

Пример 1

Обнаруженный недостаток средств полностью покрывается виновным должностным лицом:

• Д 94 К 50 – отражен в учете компании выявленный ущерб.
• Д 73.2 К 94 – недостача отнесена на виновное лицо предприятия.
• Д 70 К 73.2 – из заработка сотрудника произведено удержание суммы установленного ущерба.
• Д 50 К 73.2 – или же возможно внесение недостачи средств напрямую в кассу организации.

Пример 2

Обнаруженный недостаток наличности образовался в результате стихийного бедствия (или иного ЧП), вины кассира в этом нет:

• Д 94 К 50 – выявлена недостача денежных средств в кассе, проводка выполнена на основании акта комиссии и подтверждающих ЧП документов.
• Д 91.2 К 94 – обнаруженный ущерб отнесен на прочие расходы предприятия. В целях расчета налога на прибыль такие суммы списываются на внереализационные затраты и учитываются при определении налога с прибыли (подп. 6 п. 2 стат. 265 НК).

Пример 3

Обнаруженный недостаток денег образовался по вине ответственного сотрудника, но по решению руководителя кассиру было разрешено частично не возмещать ущерб:

• Д 94 К 50 – отражено выявление недостачи в кассе компании.
• Д 73.2 К 94 – в признанном размере списана недостача на виновное лицо, проводка выполнена на основании соответствующего распоряжения директора.
• Д 91.2 К 94 – отнесен на прочие расходы остаток невозмещенной недостачи.

Соответственно, если недостача отнесена на материально ответственное лицо, проводка выполняется с использованием сч. 73 или 76. В случае отсутствия виновников ущерба применяется сч. 91. Проводки делаются по нормам приказа № 94н.

Подборка наиболее важных документов по запросу Недостача в кассе (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Недостача в кассе

Основания отстранения от работы перечислены в ст. 76 ТК РФ. Применение оснований, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, является незаконным. В этом случае работнику должен быть возмещен заработок, не полученный им за период незаконного отстранения от работы (абз. 2 ст. 234 ТК РФ). Например, отстранение от работы продавца по причине недостачи в кассе денежных средств повлечет материальную ответственность работодателя, поскольку такое основание названной меры не предусмотрено трудовым законодательством. Также будет признано незаконным отстранение работника в связи с его появлением на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, если впоследствии работодатель не сможет этот факт доказать. За каждый случай незаконного отстранения работника от работы работодатель несет материальную ответственность.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Как отражается в учете недостача наличных денежных средств в кассе организации, выявленная в результате проведенной инвентаризации, если с виновного работника недостача взыскивается частично?

Нормативные акты : Недостача в кассе

недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у государственного (муниципального) учреждения.

Здравствуйте. Сразу перейду к делу. Работаю продавцом-кассиром в магазине Пятерочка. 31 октября 2019 года, работая за кассой, я неверно отдал сдачу - передал покупателю на 4000 рублей больше денег. Когда недостача в кассе обнаружилась, я...

Как действовать, если обвиняют в краже денег при недостаче в кассе?

Работаю в банке. Выявлен минус в кассе в размере 500 т.р Я их не брала. Заставляют и требуют сказать что мол я их взяла и требуют вернуть и тогда не подадут на меня заявление о краже которую я не совершала

24 Сентября 2019, 14:58, вопрос №2521830 елена, г. Солнечногорск

Работодатель не выдает зарплату, ссылаясь на недостачу в кассе

Здравствуйте работодатель не выдаёт зарплату,так как была недостача на кассе,и говорить что это хищение воровство,и не хочет выдавать зарплату.Что делать?

Выявлена в кассе недостача в течении месяца, требуют внести деньги без составления акта, как быть?

Добрый день, работаю в магазине федеральной сети, продавец-кассир, магазин новый, на 5 месяце работы выявлена недостача в кассе, которая тянулась в течении месяца, Руководство потребовало внести деньги в кассу, без составления Актов и Проверок СБ....

Как быть, если возникла недостача в кассе?

Что делать, если незаконно требуют выплату долга?

Работал на продаже бахчи(арбузы,дыни и.тд) Все хорошр, но перед закрытием на зиму точки появляется недостача в кассе Я за себя знаю что не брал,и за напарника так как знаком с ним давно знаю что он бы не сделал такого Нас вывозили,но...

Как быть, если незаконно требуют выплату долга?

Работал на продаже бахчи(арбузы,дыни и.тд) Все хорошр, но перед закрытием на зиму точки появляется недостача в кассе! Я за себя знаю что не брал этх денег,и за напарника так как знаком с ним давно знаю что он бы не сделал такого Нас вывозили,но...

Как избежать взысканий, если предъявляют недостачу в кассе?

Добрый день! Помогите пожалуйста. Я работала официально оператор-кассир, оклад минимальный, по факту 25000р. за минусом вычетов. Случилась такая ситуация... Сняли кассу недостача 61000р. Заставили подписать акт о недостачи. А на следующий день...

Каковы последствия, если произошла недостача в кассе?

Произошла недостача в кассе.Девушка утверждала что отдала деньги за товар,го после смены произошла недостача на эту сумму.Как быть и с кого будет это недостача?

Что делать в такой ситуации, если оказалась недостача в кассе?

здравствуйте... у меня произошла такая ситуация... Я работаю оператором связи на почте россии... работала я 22 августа и 21 августа была не правильно собранна инкассация заместителем начальника.. на следующий день,т.е. 22 августа якобы...

Как в данной ситуации поступить с недостачей в кассе?

Здравствуйте! подскажите,как быть,как правильно поступить.ситуация такая-я работаю кассиром,одна.две недели назад сделали ревезию с ещё одним бухгалтером ради проверки(было все нормально),т.к. работаю месяц на этой должности.на след.день я пишу...

14 Августа 2018, 19:36, вопрос №2078612 Татьяна, г. Новосибирск

Как быть, если возникла недостача в кассе пересчёта не по вине кассира?

Здравствуйте. Работаю кассиром кассы пересчёта в не банковской кредитной организации: пересчитываем деньги из сумок и загружаем-выгружаем банкоматы. 29 июля на конец смены выявилась недостача по моей кассе ровно 100000 руб. Я этих денег не брала....

Инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе – обязательная процедура, проводимая с целью контроля правильности ведения кассовых операций. Процедура инвентаризации кассы имеет ряд особенностей, которые мы подробно рассмотрим в сегодняшней статье.

Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи

Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы.

Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью: (нажмите для раскрытия)

• проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
• проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
• выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
• проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
• проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.).

Регламент инвентаризации, нормативные документы, сроки

В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы ) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.

Отдельно стоит поговорить о сроках инвентаризации кассы. Законодательством не утверждена периодичность проверки ведения кассовых операций. Каждая организация вправе проводить проверки по своему усмотрению, соблюдая при этом утвержденные внутренние положения. При этом следует знать, что законом утверждены случаи обязательной проверки кассы.

Вот основные из них: (нажмите для раскрытия)

• ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, следует проинвентаризировать кассу и подать в бухгалтерию информацию об остатках наличности и денежных документов;
• в случае, если произошла смена МОЛа (уволен завкассой, кассир переведен на другую должность и т.п.), обязательно нужно провести инвентаризацию кассы с целью проверки сохранности наличности;
• инвентаризация кассы обязательна по факту проведения любой из форм реорганизации компании (слияние, поглощение, смена правовой формы и т.п.), а также при ликвидации и банкротстве;
• в ситуации, когда на предприятии установлены факты хищений и злоупотреблений со стороны работников кассы, то на основании соответствующих актов следует провести инвентаризацию.

При оформлении Положения об инвентаризации кассы на предприятии следует учитывать все вышеперечисленные случаи. Целесообразно составить документ в виде графика, в котором указать даты проверки кассы, а также отдельно описать случаи обязательных ревизий в соответствие с законодательными требованиями.

Как проинвентаризировать кассу: пошаговая инструкция, документы, проводки

Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:

• дату проверки. Если речь идет о комплексной инвентаризации всех касс предприятия (например, проверка касс сети магазинов), то целесообразно составить график, в котором указать дату проведения проверок конкретной кассы, а также общий период инвентаризации;
• состав инвентаризационной группы. Членами проверяющей группы могут быть сотрудники бухгалтерии, подразделений аудита, финансового мониторинга и безопасности, а также работники прочих отделов контроля. Инвентаризировать кассу запрещено сотрудникам взаимозависимых с кассой подразделений;
• документ, утверждающий результаты проверки (см. → ).

Этап 2. Процедура проверки

В день проверки члены инвентаризационной группы являются в кассу. На момент проведения проверки все кассовые операции должны быть прекращены, а именно:

• все расходные и приходные ордера переданы в бухгалтерию;
• денежные средства и документы, находящиеся в кассе и переданные под ответственность кассира, оприходованы;
• наличность, выданная из кассы, списана, о чем имеются соответствующие подтверждающие документы.

Далее проверяющие переходят к основному этапу инвентаризации, а именно к пересчету наличности и денежных документов. Присутствие всех членов инвентаризационной комиссии – обязательное условие для проведения данной процедуры. Пересчет денег может осуществляться как вручную, так и с использованием ККТ. По факту пересчета проверяющий сравнивает полученный результат с данными, указанными в оборотно-сальдовой ведомости.

Этап 3. Оформление результатов.

По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:

• сумма наличности и денежных документов соответствует информации, указанной в оборотно-сальдовой ведомости;
• выявлен излишек денег;
• обнаружена недостача наличности.

Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:

1. При оформлении бланка обязательно заполнение необходимых реквизитов: наименование предприятия, код КВЭД, основание для проведения инвентаризации (номер, дата приказа), номер, дата акта, а также дату, на которую проводилась проверка. Подчеркнем, что акт об инвентаризации составляется в день ее проведения, не позже;
2. В основной части акта проверяющий указывает учетную и фактическую сумму денежных средств и документов. Оба показателя отражаются в разрезе видов наличности и документов (отдельно наличность, марки, ценные бумаги и т.п.). Суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью;
3. По факту проверке в акте отражается информация о выявленных излишках/недостача (при наличии). В случае, если учетные данные о средствах и документах соответствуют с их фактическим наличием, то в графа «Излишки», «Недостача» ставятся прочерки;
4. Обратная сторона бланка содержит информацию, касающуюся объяснений МОЛом причин выявленных недостачи (излишков), а также решение руководителя организации по данному вопросу (выговор, увольнение, необходимость погашения сумму недостачи за счет ответственного лица или предприятия и т.п.).

Обязательное условие для признания акта инвентаризации действительным – наличие всех необходимых подписей, а именно:

• членов комиссии, утверждающих акт;
• МОЛа, подтверждающего факт ответственного хранения ценностей, перечисленных в акте (дополнительная подпись – в случае объяснения причин излишков/недостачи);
• руководителя под решением, принятым в отношении выявленных излишков/недостачи.

Этап 4. Учет результатов инвентаризации.

В случае, если какие-либо отклонения по результатам инвентаризации выявлены не были, то отражать результаты проверке в учете не нужно. Если же в кассе выявлены излишки или обнаружена недостача, то этот факт необходимо отразить в учете.

Рассмотрим примеры по каждому из случаев.

Нарушения при проведении инвентаризации кассы

Нарушение №1 . Отсутствие одного из члена инвентаризационной группы.

Приказом о проведении инвентаризации кассы на ОА «Триада» утвержден список членов комиссии. В день инвентаризации один из членов группы (Субботин К.П.) не явился на работу по причине болезни. Проверка кассы проводилась без Субботина, его подпись отсутствует в акте ИНВ-15.

В данном случае «Триадой» допущена довольно распространенная ошибка. В случае отсутствия одного из членов группы, его следует заменить на другого сотрудника с соответствующими полномочиями, после чего внести соответствующие изменения в приказ об инвентаризации (см. → )

Нарушение №2 . Пересчет наличности в кассе производится в присутствие одного из проверяющих и завкассой.

При пересчете наличности во время инвентаризации кассы ООО «Фламинго» присутствовал член комиссии Голубев и завкассой Кукушкина. Излишков и недостач по факту проверки выявлено не было, в акте ИНВ-15 поставили подписи все члены комиссии.

Присутствие всех членов комиссии при пересчете наличности – обязательное условие для признания акта ИНВ-15 действительным. В данном случае имело место нарушение порядка проведения проверки кассы, акт, составленный по ее результатам, является недействительным.

Нарушение №3 . Кассир не был ознакомлен с актом ИНВ-15.

По результатам проверки кассы АО «Колибри» выявлена недостача в сумме 5.702 руб. По решению директора «Колибри», отраженном в акте ИНВ-15, виновным в растрате средств признан завкассой Комов, в связи с чем он обязан погасить сумму недостачи за счет собственных средств. Акт ИНВ-15 подписан членами комиссии и директором «Колибри». Подписи Комова в акте отсутствуют.

Так как завкассой Комов не был ознакомлен с результатами инвентаризации, решение о признание его виновным и факт удержания средств в счет погашения недостачи является неправомерным. Согласно законодательству, Комов должен быть ознакомлен с результатам проверки, а также объяснить причины выявленной недостачи.

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

При инвентаризации также проверяется:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Установление лимита остатка ДС в кассе;
• Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
• Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
• Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Пример акта инвентаризации

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае.