На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
2. дата составления;
3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

• ТОРГ-12;
• Товарный ярлык;
• Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

• ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
• ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
• ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

• КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
• КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
• КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
• КО-4 «Кассовая книга»;
• КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Оформление самых разных первичных учетных документов - составная часть ежедневной деловой практики любого предприятия. Первичные учетные документы используются в кадровой и финансовой деятельности. В настоящей статье речь пойдет об оформлении и хранении этих документов.

Из статьи вы узнаете:

Обязательные формы первичных учетных документов

Первичные документы содержат учетные сведения, на основании которых осуществляется подтверждение выполнения действий по управлению или хозяйственных операций. В хозяйственной и организационной деятельности фирмы такие бумаги используются очень широко.

В самом общем виде документооборот любой организации можно классифицировать на три большие группы:

• Управленческие документы . Посредством деловых бумаг данной группы осуществляется прием и передача административных управленческих решений. К ним же можно отнести бумаги, в которых содержится информация, используемая для составления различных отчетов. В свою очередь, на основании этих отчетов и принимаются управленческие решения;
• Кадровые документы . Данные бумаги содержат сведения о кадровом составе предприятия, данные по учету кадров, а также об организации работы с персоналом. Сюда же относятся сведения о ротации кадров, данные об изменении должностей, увольнении работников. Сведения о поощрениях и наказаниях также входят в состав данной группы. Наконец, графики отпусков, штатное расписание и все первичные бумаги по учету кадров - еще один вид кадровых документов.
• Бухгалтерские и финансовые документы. Эти бумаги содержат сведения о хозяйственной и производственной деятельности предприятия. В эту группу включается плановая, бухгалтерская, аналитическая и финансовая отчетность, различные договоры, нормативно-правовые акты и все первичные документы бухгалтерского учета.

Типовые формы первичных учетных документов

В 2017 году разные формы первичных документов существуют как в кадровом, так и в бухгалтерском делопроизводстве. Сюда же относятся оправдательные и подтверждающие документы, содержащие исходные сведения о разных видах организационной и хозяйственной деятельности организации. В виду того что, первичные документы, которые были оформлены согласно установленным правилам, обладают юридической значимостью, то эти бумаги становятся подтверждением факта производства организационного действия или факта выполнения некоторой хозяйственной операции и заполнение их осуществляется непосредственно после того, как данный факт произошел.

Перечень форм первичных учетных документов

Кадровый и бухгалтерский учет ведется на основании типовых форм первичных документов. Таким образом, данные деловые бумаги делятся соответственно на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета.

Например, к первичным бумагам кадрового учета относятся личная карточка работника, приказ о представлении отпуска или приказ о переводе сотрудника, штатное расписание, график отпусков, приказ об увольнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, если оно продолжает использоваться организацией в 2017 году, приказы о поощрении и наказании сотрудников.

Виды бухгалтерских первичных документов гораздо разнообразнее. Например, к ним относятся ведомости по учету рабочего времен, расчеты с работниками по поводу оплаты труда, свидетельства кассовых и торговых операций, кассовые чеки, полученные в результате расчетов с физическим лицами при свершении сделок, расчетные и платежные документы, ведомости учета основных средств и нематериальных активов и многое другое.

Следует иметь в виду, что первичные документы по своему происхождению могут быть разделены на внешние и внутренние . Внешние, т.е. входящие из внешних источников, представляют собой различные платежные поручение, платежные требования, требования-поручения и счета фактуры. Внутренние, т.е созданные внутри компании, бывают четырех видов: распорядительные, бухгалтерские, исполнительные и комбинированные.

Читайте также:

В 2017 году основным документом, на основании которого осуществляется создание архивов организаций и хранение первичных документов всех рассмотренных выше типов, остается Федеральный закон от 22 октября 2004 №125 ФЗ. Как следует из этого законодательного акта, сроки хранения деловой документации определяются не только федеральными, но другими нормативным актами.

Применение форм первичных учетных документов

С введением несколько лет назад нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» стали не обязательными к применению формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В связи с этим перед работникам кадровой службы, бухгалтерии и ДОУ встал закономерный вопрос - нужно ли разрабатывать свои собственные формы или продолжать пользоваться старыми, которые были утверждены Госкомстатом?

Применение старых форм

Для того, чтобы разработать собственные варианты бланков форм первичной учетной документации, работникам указанных подразделений необходимы специальные знания и опыт. Принимая решение о разработке собственных форм, нужно четко оценить целесообразность этого шага.

Существующие унифицированные формы продолжают оставаться актуальными и выполнять свою учетную функцию. Более того, если они адекватны деловым процессам в организации, то смысла в переходе на новые формы нет.

Следует также иметь в виду, что работники контролирующих органов более снисходительны к старым формам и с предубеждением относятся к новым. Трудовой спор, если таковой возникнет, будет легче выиграть, если вы используете старые формы первичной документации.

Еще одни аргумент в пользу прежних форм - если вы ведете учет документации с помощью программных средств, то продолжение использования унифицированных форм не потребует внесения изменений в существующие системы.

Для некоторых компаний, прежде всего, совместных предприятий или филиалов иностранных фирм в России переход на новые формы может быть очень актуален. Дело в том, что им приходится одновременно вести учет по законам своей страны, и по российскому законодательству. Разработка своих собственных форм, которые учтут все реквизиты, необходимые по законодательству обеих стран, поможет им избежать двойного составления документов.

Следует иметь в виду, что даже если вы примете решение сохранить делопроизводство с использованием старых форм, вам придется внести в них некоторые коррективы. Например, удалить коды ОКУД и ОКПО, убрать ссылку на Постановление Госкомстата, выделить место для расшифровки подписи лица, подписывающего документ (фамилии и инициалов) и т.д.

Применение новых форм

Первым этапом разработки новых форм должно стать определение исполнителя этого задания. По закону ответственность за разработку таких форм лежит на лице, занимающемся ведением бухгалтерского учета. Проблема в том, что к первичным документам относятся не только бухгалтерские бумаги, но и кадровые. Работник бухгалтерии может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства. Следовательно, к разработке новых форм нужно подключить сотрудника отдела кадров.

Наша рекомендация по созданию унифицированных форм для предприятия заключается в том, что шаблонную часть бланка необходимо формулировать очень кратко, избегая возможности двойного толкования текста. Желательно использовать шаблоны, трафареты, стандартные фразы и выражения: «Контроль за исполнением (название документа) возложить на (должность и фамилия), «В связи с….», «Принимая во внимание…», «На основании…».

Не спешите отказываться от тех форм, которые часто используются - табель учета рабочего времени, график отпусков, штатное расписание - можно создать новые формы на их основе. Если старые формы кажутся вам излишне перегруженными данными, вы можете их упростить и удалить некоторые строки, графы или избыточную информацию.

Приведем пример. Существует стандартная форма № Т-3 «Штатное расписание ». В ней есть графы 6, 7 и 8, предназначенные для фиксирования надбавок, которые установлены работнику. Если нет необходимости в этих графах, их можно удалить.

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

по назначению;

по объему отраженных в них операций;

по способу использования;

по числу учитываемых операций;

по месту составления;

по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

К организационно -распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Унифицированные формы первичной учетной документации

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат РФ по согласованию с Минфином РФ и Минэкономики РФ утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ. Унификация форм первичной учетной документации имеет большое значение для совершенствования учета, так как устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, исключает из оборота устаревшие и произвольные формы, способствует рациональной организации учета.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также – для обработки вручную.В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 – А3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148 х 210).Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм, являются рекомендуемымии могут изменяться.

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа (формы);

код формы;

дату составления;

измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

личные подписи и их расшифровки.

Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Закон о бухучете требует, чтобы все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформлялись оправдательными документами (ст. 9). Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Унифицированные формы

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий возложены на Госкомстат России. Содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации при этом согласовываются комитетом с Минфином России и Минэкономики России.

Госкомстатом России в развитие упомянутого постановления Правительства России утверждены Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, а также альбомы унифицированных форм первичной учетной документации для некоторых объектов бухгалтерского учета. В таблице приведен перечень этих постановлений.

Объект бухгалтерского учета	Постановление Госкомстата России
		Название
Основные средства			Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств
Нематериальные активы, материалы, работы в капитальном строительстве			Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве
Продукция и МПЗ в местах хранения			Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения
Учет торговых операций			Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций.
Работы строительных машин и механизмов, работы в автомобильном транспорте			Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте
Сельскохозяйственная продукция и сырье			Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья
Денежные средства в кассе, результаты инвентаризации			Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации			Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией»
Денежные средства, выданные под отчет			Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»
Труд и его оплата			Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

Отметим, что постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 утверждены альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. А именно:

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций;

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и в комиссионной торговле;

альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций в общественном питании.

Из ранее утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а в настоящее время продолжают действовать формы по учету нематериальных активов, материалов, а также работ в капитальном строительстве.

После введение нового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России 31.10.2000 № 94н) из объектов, принимаемых к учету, исчезли малоценные и быстроизнашивающиеся предметы. Однако некоторые из таких объектов продолжают находиться на бухгалтерском учете как объекты основных средств. При их переводе для упрощения учета Минфин России от 27.12.01 № 16-00-14/573 разрешил вместо оформления по каждому из них акта (накладной) приемки - передачи основных средств по форме № ОС-1 использовать ранее применяемые унифицированные формы для МБП:

карточку учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-2)

ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (форма № МБ-7).

Поэтому при списании полностью с амортизированных учтенных в составе основных средств бывших МБП, при их непригодности для дальнейшего использования, утере логично воспользоваться следующими унифицированными формами, разработанными для МБП:

актом выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-4);

актом на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МБ-8).

Вышеупомянутые формы, на наш взгляд, вполне уместно использовать при учете инвентаря и хозяйственных принадлежностей.

Ещё раз подчеркнем, что унифицированные формы первичной учетной документации, которые содержатся в альбомах форм, являются обязательными.

Вместе с тем в некоторых случаях организациям бывает недостаточно показателей, которые содержат эти формы, так как они не могут учесть всех видов деятельности организации, особенности технологических циклов, их структуры. В связи с этим Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрено, что форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Поэтому для отражения хозяйственных операций организации вправе дополнять их по своему усмотрению. Но это не касается унифицированных форм по учету кассовых операций.

Внося соответствующие изменения в унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России, организация должна соблюдать следующее:

все реквизиты утвержденных комитетом унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа;

удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения в унифицированные формы первичных документов должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Организации же, занимающиеся производством бланков унифицированных форм первичной учетной документации, при их изготовлении для удобства размещения и обработки необходимой информации могут вносить изменения в части:

расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

включения дополнительных строк (включая свободных) и вкладных листов.

Помимо унифицированных форм первичных документов, утвержденных Госкомстатом России, существуют также и «ведомственные» формы первичных документов.

Так для перевозки грузов железнодорожным транспортом используется транспортная железнодорожная накладная, форма которой утверждена приказом МПС России от 18.06.03 № 39 (этим же приказом утверждены и правила её заполнения).

Самостоятельно разрабатываемые формы

Однако при многообразии производственно-хозяйственных видов деятельности встречаются и более сложные случаи, когда по тем или иным операциям унифицированные формы отсутствуют. В таком случае организация вправе разработать форму первичного документа самостоятельно. Но при этом в документе необходимо привести обязательные реквизиты, которые установлены пунктом 2 статьи 9 закона о бухгалтерском учете. Разрабатываемый документ должен содержать:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

личные подписи указанных лиц.

Разработанные самостоятельно организацией формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые унифицированные формы первичных учетных документов утверждаются при формировании её учетной политики (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»; утв. приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н).

Такими самостоятельно разработанными документами могут быть: докладные и служебные записки (обосновывающие необходимость тех или иных затрат для предпринимательской деятельности организации), дефектные ведомости и акты, обосновывающие необходимость осуществления ремонтных работ, акты по представительским расходам и т. п.

Пример 1 27 сентября 2004 года ООО «Инткомплекс» были осуществлены затраты на представительские расходы. Для списания израсходованных материально-производственных запасов использован первичный документ, самостоятельно разработанный организацией.

АКТ № 41

об отнесении затрат на представительские расходы

Мы, нижеподписавшиеся, финансовый директор Слуднов Р. М., главный бухгалтер Державец Н. В., начальник отдела Рыков В. В. настоящим Актом подтверждаем целесообразность отнесения к представительским расходам, связанным с коммерческой деятельностью, затрат на организацию приема представителей ОАО «Пасат» (г. Тула) .

Прием состоялся 27.09.04 в офисе ООО «Инткомплекс» по адресу: г. Москва, Ленинградский проспект, д. 47, оф. 410 в соответствии с Программой деловой встречи, утвержденной 20.09.04.

Во время встречи обсуждались вопросы по дальнейшей поставке продукции в рамках договора № 25/04-к от 29.03.04.

Участники встречи:

от ОАО «Пасат»: генеральный директор Быков И. В., заместитель директора Шеранков Д. Ю., начальник отдела Мурзин К. Л., ведущего специалиста Роман А. Л.;

от ООО «Инткомплек»: генеральный директор Слухов М. Д., финансовый директор Слуднов Р. М., начальник отдела Рыков В. В.,

Во время встречи были израсходованы следующие материально-производственные запасы:

	Колбаса «Праздничная» - 278 гр
	Буженина – 198 гр
	Виноводочные изделия – коньяк «Арарат»
	Рыба красная «Семга» - 264 гр
	Кофе
	Конфеты - 1 кор.
7.	Хлебобулочные изделия.
	ИТОГО:	415,00 руб.

Чеки, подтверждающие приобретение указанных материально-производственных запасов, прилагаются к авансовому отчету Сурковой В. В. № 98 от 27.09.04. Затраты произведены в пределах сметы, прилагаемой к Программе деловой встречи.

В процессе приема был использован электрический чайник «Tefal» первоначальной стоимостью 980 рублей (учтенный в составе основных средств), посуда стоимостью 450 руб. (учтенная в составе хозяйственных принадлежностей).

Финансовый директор ______________________ Р. М. Слуднов

Главный бухгалтер ______________________ Н. В. Державец

Начальник отдела ______________________ В. В. Рыков

___________________

Конец примера 1

Среди самостоятельно разрабатываемых первичных документов необходимо упомянуть и бухгалтерскую справку. Для бюджетных организаций форма бухгалтерской справки утверждена приказом Минфина России от 30.12.99 № 107н - форма № 433. К этой форме могут обращаться и бухгалтеры коммерческих организаций. Однако ничто не мешает организации на её основе разработать более удобную для использования форму.

Отметим, что бухгалтерия вынуждена довольно часто обращаться к этому документу. Любая исправительная запись на счетах бухгалтерского учета, различные расчеты, начиная от расчета сумм ежемесячной амортизации до начислений сумм налогов, пени, штрафов, перерасчет налоговых обязательств и т. п. должны оформляться такой справкой.

Пример 2 При проведении инвентаризации товаров в сентябре 2004 года в ООО «Инткомплекс» выявлена их недостача на сумму 5300 руб. Комиссия признала виновным в недостаче работника организации. Сокольник В. П., несшая полную материальную ответственность, добровольно согласилась возместить ущерб из своей заработной платы (её оклад – 10 500 руб.)

В соответствии с требованиями налоговиков ранее принятый к вычету НДС по недостающему товару – 954 руб. (5300 руб. х 18%) восстанавливается. Эта величина увеличивает сумму недостачи до 6254 руб. (5300 + 954).

Администрацией принято решение об удержании причитающейся сумму в течение трех месяцев с учетом ограничения, установленного статьей 138 ТК РФ.

В сентябре и октябре из заработной платы работника удерживается максимально возможная сумма - 2100 руб. (10 500 руб. х 20%), в ноябре - оставшаяся часть – 2054 руб. (6254 – 2100 – 2100) .

Вид составленной бухгалтерской справки представлен ниже.

Организация ООО «Инткомплекс»

БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА № 17

дата составления

Начисление задолженности Сокольник В.П. по недостаче товаров и удержание причитающейся

причина составления справки, обоснование бухгалтерских записей

Суммы _________________________________

расчеты сумм, отражаемых на счетах бухгалтерского учета

					Бухгалтерская запись
1	22.09.04	Отражена стоимость недостающего товаров
2	22.09.04	Восстановлен НДС по недостаче товаров
3	22.09.04	Восстановленный НДС учтен в сумме недостачи
4	22.09.04	Начислена задолженность работника
5	22.09.04
6	29.10.04	Частично погашена задолженность
7	30.11.04	Задолженность погашена полностью

Бухгалтер _________________ В.В. Серикова

подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер _________________ Н.В. Державец

подпись расшифровка подписи

____________________________

Конец примера 2

С введением налогового учета важность бухгалтерской справки возросла. В совокупности с другими первичными документами бухгалтерская справка является основанием для внесения записей в аналитические регистры налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Формы для налогового учета

При исчислении налога на прибыль полученные доходы уменьшаются на сумму произведенных расходов, отвечающих требованиям, предусмотренным пунктом 1 статьи 252 НК РФ. Среди них упомянуто и документальное подтверждение затрат. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Подтверждением данных налогового учета могут являться первичные учетные документы (включая справку бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы (ст. 313 НК РФ).

Понятие «первичный учетный документ» законодателем в Налоговом кодексе РФ специально не раскрыто. Поэтому исходя из нормы пункта 1 статьи 11 НК РФ, устанавливающей, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства (если иное не предусмотрено НК РФ), используемые в налоговом учете первичные документы должны соответствовать требованиям, предъявляемым к ним в бухгалтерском учете.

Это подтвердили и налоговики в Методических рекомендациях по применению главы 25 «налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (утв. приказом МНС России от 20.12.02 № БГ-3-02/729). В документе приводится, что порядок оформления первичных документов предусмотрен нормативными правовыми актами соответствующих органов исполнительной власти. Этим органам в соответствии с законодательством РФ предоставлено право утверждать порядок составления и формы первичных документов, которыми оформляются хозяйственные операции.

Поэтому применение типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных соответствующими постановлениями Госкомстата России в 1997-2004 годах, или самостоятельно разработанных налогоплательщиком первичных документов, отвечающим требованиям закона о бухгалтерском учете, при фиксировании произведенных затрат позволит налогоплательщику учесть их в расходах, уменьшающих полученные доходы при исчислении налога на прибыль.

Однако не всегда типовая унифицированная форма первичного учетного документа, используемая в бухгалтерском учете, будет позволять учесть все необходимые данные для налогового учета. В этом случае в форму можно внести дополнительные строки и графы, для отражения недостающих показателей.

Пример 3 При учете объекта основных средств в амортизируемом имуществе типовая межотраслевая форма № ОС-6 «Инвентарная карточка учета основных средств» (утв. постановлением Госкомстата России от 27.01.03 № 7), не содержит информации:

об амортизационной группе, в которую входит основное средство;

о методе начисления амортизации по основному средству.

Если срок полезного использования основного средства в налоговом учете отличается от срока полезного использования, определенного для целей бухгалтерского учета, то необходимо и его указать.

При нелинейном методе начисления амортизации необходимы также данные по:

сумме начисленной амортизации по основному средству;

остаточной стоимости основного средства;

базовой стоимости основного средства и сумме месячной амортизации по таким основным средствам.

Следовательно, организации необходимо соответствующим образом доработать карточку или же самостоятельно разработать дополнительный аналитический регистр налогового учете, предусматривающий внесение упомянутых данных.

__________________________

Конец примера 3

Отсутствие первичного документа в налоговом учете классифицируется как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, если оно совершено в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. Если же при этом была занижена налоговая база, то величина штрафа составит 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

Владимир УЛЬЯНОВ
Аудитор

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
7. Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
2. Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

1. Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
3. Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

• наименование документа;
• дата составления;
• сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
• суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
• финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
• подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:

1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.