Отчет кассира образец заполнения ко 4. Как правильно заполнить кассовую книгу

Табличная часть документа представлена в виде двух одинаковых листов, один из которых (основная часть) остается в кассовой книге, а второй (отрывная часть) передается в бухгалтерию в качестве отчета кассового работника. Внесение данных в обе части документа осуществляется абсолютно одинаково.

Строка перед таблицей

• Период, за который заполняется лист формы КО-4. Порядок ведения кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У от 11.03.14) устанавливает, что в те дни, когда приходные и расходные операции по кассе не производились, заполнять форму КО-4 не нужно;
• Номер листа кассовой книги.

• Номер первичного документа (приходного или расходного ордера);
• Данные о лице, передавшем или получившем денежные средства. В этом столбце могут быть отражены сведения как о физлицах – контрагентах организации, так и о компаниях-партнерах;
• Номер корреспондирующего счета. Счет указывают в зависимости от основания получения или выдачи средств. Например, если из кассы выдаются , следует указать 71 счет, а если деньги выдаются поставщику, то 60 счет;
• Сумма прихода или расхода. В зависимости от того, поступили ли средства в компанию или были выданы из кассы, сумму отражают в соответствующем столбце «Приход» или «Расход».

Для отражения операций по кассе в течение дня предусмотрено две страницы документа. Первая содержит сведения об остатке средств на начало дня, а также сроки для отражения текущих операций с наличкой за день. В нижней части расположена строка «Перенос», предназначенная для подведения итогов страницы и переноса остатка на следующую страницу документа.

В том случае, если операций с наличными средствами было немного и лист полностью не заполнен, с целью предотвращения внесения недействительных записей на всю незаполненную область таблицы кассир должен поставить букву Z (это касается как первой, так и второй страницы разворота).

После того как все сведения о приходе и расходе наличных денег отражены, необходимо подбить итоговые суммы и указать остаток денежных средств по состоянию на конец дня. Остаток указывается с учетом средств, которые запланированы для выдачи заработной платы и пособий. Правила ведения определяют возможность компаний хранить деньги в кассе сверх установленного лимита в периоды выдачи заработной платы в течение трех дней.

После заполнения кассир, ответственный за составление кассовой книги, ставит свою подпись и расшифровку в документе и передает его отрывную часть, а также приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерию.

Работник бухгалтерии проверяет записи в кассовой книге, указывает количество приходных и расходных документов прописью, ставит свою подпись и расшифровку в форме КО-4.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Кассовая книга - это учетная ведомость, предназначенная для регистрации операций по поступлению и выдаче наличных денежных средств в организации.
Унифицированная форма № КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму КО-4

Каждая организация может вести только одну кассовую книгу. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, на которой делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество листов книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Кассир заносит информацию о совершённых кассовых операциях сразу же после поступления приходного или расходного ордера. Записи в книге ведутся в двух экземплярах через копирку. Вторые экземпляры служат отчётом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. В конце каждого рабочего дня кассир подсчитывает итоги за день и выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Кассовая книга, или форма КО-4, наравне с приходным и расходным кассовыми ордерами относится к документам строгой отчётности и, следовательно, должна заполняться по определённым, не слишком сложным правилам. Ведение кассовой книги обычно поручается кассиру, а в случаях, когда он не имеет возможности заполнить несколько очередных граф, - его заместителю. Процесс осуществляется на основании упомянутых ранее ПКО и РКО после каждой совершаемой операции и не отнимает много времени.

Как правильно заполнять кассовую книгу КО-4, избегая ошибок и недоразумений, а также где можно бесплатно скачать бланки документа для Excel и Word и готовый образец, - смотрите далее.

Как заполнять кассовую книгу?

Как уже было упомянуто, кассовая книга, или форма КО-4, заполняется на основании расходного и приходного кассовых ордеров. Аккуратное ведение и своевременное внесение в документ новых сведений - обязанность любого юридического лица, которая может быть возложена на кассира (наиболее распространённый вариант) или сотрудника бухгалтерского отдела. Преимущество второго способа - возможность избежать расхождений между ПКО, РКО и КО-4.

Важно : начиная с 2014 года индивидуальные предприниматели официально освобождены от обязанности заполнять кассовую книгу. Согласно принципу упрощённого порядка ведения кассовых документов ИП может продолжать использовать привычную схему документооборота, однако имеет право в любой момент отказаться от КО-4, ПКО и РКО без каких-либо последствий для себя. Правда, для упрощения перехода настоятельно рекомендуется завершить заполнение кассовой книги за отчётный период, иначе путаницы в отчётности не избежать.

Унифицированная форма КО-4, отходить от которой не допускается, была разработана Госкомстатом и утверждена в 1988 году. Ввиду крайней простоты бланка никаких изменений с тех пор вносить не требовалось, а потому остался неизменным и порядок заполнения листов документа.

Единственное нововведение за последние годы - возможность вести кассовую книгу не только вручную, заполняя разлинованный лист или напечатанный на компьютере бланк (аналогичная ситуация сложилась и с ), но и на компьютере. В первом случае форма КО-4 должна заверяться подписями ответственных лиц и печатью или штампом предприятия; во втором - полученной в установленном порядке электронно-цифровой подписью организации.

Кассовая книга заполняется по мере поступления ордеров. Если за день не было проведено ни одной операции с ПКО и РКО, никаких отметок в документ вносить не требуется. Если получение или выдача наличных производились, кассир, сделав соответствующие пометки, должен в конце рабочего дня заверить лист сам, а после предоставить КО-4 для подписи главному бухгалтеру; такой же принцип действует, если документ заполняется сотрудником бухгалтерского отдела.

Важно : в пределах юридического лица, вне зависимости от того, сколькими видами деятельности оно занимается, заполняется только одна кассовая книга. Исключение - обособленные подразделения и филиалы, ведущие в установленном порядке свои документы. Таким образом, как и в случае с , в одной организации может быть несколько актуальных форм КО-4.

Порядок заполнения кассовой книги:

1. На титульном листе указываются, сверху вниз:
   • код ОКПО (приведённый выше шифр ОКУД менять не нужно: он относится к бланку, а не к содержанию документа);
   • полное официальное наименование организации (здесь же может быть добавлено сокращённое название, хотя это и необязательно);
   • если кассовая книга ведётся в одном из подразделений компании, в поле ниже следует привести и его наименование (в противном случае - поставить прочерк);
   • под надписью «Кассовая книга» следует указать отчётный период заполнения документа (например, май-июнь 2018 года).
2. Над основной таблицей необходимо вписать дату заполнения очередного листа (к примеру, 26 августа 2017 года) и указать его порядковый номер.
3. В основной таблице следует привести:
   • в верхней строке (в графе «Приход») - остаток в кассе на начало дня;
   • в графе «Номер документа» - порядковый номер (используется сквозная нумерация) РКО или ПКО;
   • в графе «От кого получено или кому выдано» - наименования организаций-контрагентов или частных лиц, от которых поступили или которым были выданы наличные средства;
   • в графе «Номер корреспондирующего счёта, субсчёта» - соответствующие номера, прописанные в РКО и ПКО;
   • в графах «Приход» и «Расход» - объёмы производимых на основании тех же ордеров операций в рублях и копейках;
   • в графе «Итого» - суммарные объёмы двух вышеназванных столбцов;
   • в графе «Остаток на конец рабочего дня» следует вписать, сколько денег осталось в кассе на указанный момент.
4. В конце основной таблицы должны поставить свои подписи работник, заполнявший кассовую книгу (обычно кассир), и проверяющее лицо (бухгалтер или главный бухгалтер).
5. В конце документа (перед подшивкой) указывается общее количество листов. Ниже ставятся оттиск печати или штампа предприятия (если документ заполняется не в электронной форме) и подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия (подразделения, филиала).

Важно : при оформлении КО-4 на компьютере документ заверяется не реальными подписями и печатями, а усиленной электронно-цифровой подписью компании.

Кассовая книга — бланк (скачать Word)

Скачать бланк кассовой книги КО-4, подходящий для заполнения в любом текстовом редакторе, например MS Word, можно по ссылке выше.

Кассовая книга — бланк (скачать Excel)

Скачать бланк кассовой книги КО-4, пригодный для работы в любом редакторе электронных таблиц, например MS Excel, можно по ссылке выше.

Кассовая книга — образец заполнения

Хотя заполнение формы КО-4 и не представляет особой сложности (тем более для опытного сотрудника), не будет лишним ознакомиться с образцом её оформления. Скачать документ для работы в MS Word можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Кассовая книга, или форма КО-4, заполняется в течение рабочего дня кассиром или другим уполномоченным лицом, а проверяется бухгалтером. Если документ оформляется вручную, на каждом листе должны стоять подписи исполнителя и проверяющего лица, а в конце книги - главного бухгалтера и руководителя организации.

Согласно действующим нормам индивидуальные предприниматели могут отказаться от заполнения кассовой книги, равно как и приходного и . Документ оформляется в единственном экземпляре для предприятия или в нескольких, если речь идёт о подразделениях или филиалах крупной компании. При заполнении КО-4 на компьютере для заверения документа используется полученная в установленном порядке электронно-цифровая подпись.

Для того, что бы держать все под контролем и иметь возможность легкого отслеживания движения средств, на вашем предприятии должна быть заведена кассовая книга КО-4, а так же все расходные операции по выдаче наличности должны своевременно вносится в данную книгу.

Ведение данной книги заключается в том, что кассир, или сотрудник бухгалтерии вносит и фиксирует суммы получаемые предприятием или передаваемые другим лицам, через кассу. Вносить данные в данную книгу можно только при наличии соответствующего сопроводительного документа, таких как приходной или расходный кассовый ордер.

Кассовая книга (образец). Пример заполнения формы

Заполненный лист кассовой книги (форма КО-4). Начало листа

Ниже мы опишем как правильно заполнять кассовую книгу, а для визуального восприятия прикреплен образец формы КО-4.

Если ваша кассовая книга имеет бумажный вид, следите строго за тем, что бы все листы содержали нумерацию, даже если они на текущий момент пустые. На первой странице данной книги, должно быть указано полное число листов и данная информация обязана быть заверена мокрой печатью организации с подписью руководителя. Записи в книге ведутся ежедневно, и каждую операцию с наличкой непременно вносят в день ее свершения, и прикреплением сопроводительных документов, подтверждающих данную операцию.

При поступлении материальных ценностей в кассу, на бланке КО-4 необходимо вписать “Приход”, в случае, если средства изымаются из кассы, в данную строку вписываем слово “Расход”.

Каждая операция сопровождается порядковым номером, кратким содержанием операции, и номером счета (корреспондирующий с счетом наличности). Ежедневно, в конце рабочего дня (смены) кассир производит подсчет наличности в кассе, сверяет сумму поступивших и выбывших средств и на основании полученной информации, вносит ее в кассовую книгу в соответствующее поле “Остаток на конец дня: ____ руб. ___ коп.”

Заполненный документ, должен быть заверен личной подписью кассир и бухгалтер организации. Стоит отметить, что число подтверждающих операции документов должно совпадать с числом дневных операций. Вся эта информация вносится в кассовую книгу КО-4 и фиксируется в 2-х экземплярах, первый остается в книге, а второй передается в бухгалтерию вместе с оригиналами подтверждающими документами.

Заполненный лист кассовой книги (форма КО-4). Конец листа с подписями

Данная книга допускает наличие исправлений, в случаи таковых, ошибка зачеркивается (так что бы видно было неправильно внесенные данные) и сверху вписывается правильные данные. Рядом с исправлением обязан расписаться кассир и главный бухгалтер.

Титульный лист бланка должен содержать полное юридическое наименование организации, структурное подразделение, код ОКУД и ОКПО, а так же период ведения документа. При внесении любой записи в книгу, поля от кого получены или кому переданы средства, а так же их сумма.

В том случае, если ваша кассовая книга ведется в электронном виде, в конце каждого рабочего дня, необходимо сделать распечатку всех внесенных записей в двух экземплярах, проставить мокрую печать предприятия и один образец КО4 отдать в бухгалтерию а второй пошить в специальную папку.

Ведение кассовой книги в 2020 году обязательно для всех компаний, которые осуществляют любые операции с наличными денежными средствами. Причем вид системы налогообложения и организационно-правовая форма роли не играет. Факт ведения онлайн-касс на предприятии не снимает обязанности вести кассовую книгу по установленным правилам.

Официальное освобождение от составления книги имеют представители частного бизнеса, ведущие учет доходов, расходов, натуральных показателей и других объектов налогообложения, характеризующих определенный вид экономической деятельности. Причем учет должен вестись в установленном порядке. Это право закреплено в пункте 4.1 Указаний Банка России № 3210-У.

Кассовая книга: как правильно вести (2020)

Учет финансовых операций некоммерческой организации или ООО следует вести на унифицированном бланке кассовой книги (код по ОКУД 0310004). Единая форма документа КО-4 утверждена Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998. Порядок заполнения представлен в пункте 2 Указаний № 3210-У.

Кассовая книга, бланк (скачать word)

Эта форма предназначена для хронологической регистрации реквизитов приходных и расходных кассовых ордеров, на основании которых происходит движение наличности в учреждении.

Законодательство допускает несколько способов ведения книги:

• оформление на готовых бланках документа от руки;
• заполнение таблицы на компьютере с последующей распечаткой заполненных страниц;
• отчет может оформляться в специализированных бухгалтерских программах, электронно, с последующим формированием электронного документа, заверенного электронной подписью.

Заполнять строки и столбцы формы, как и проводить операции с наличными денежными средствами, должен кассир либо иное должностное лицо, определенное приказом руководителя. Допускается передать ведение кассовой книги представителю аутсорсинговой организации. Найти такую фирму несложно, например, поискать объявления в Москве.

Порядок заполнения кассовой книги

Форма состоит из трех частей:

• титульный лист;
• табличная часть;
• завершающая страница.

В левой (титульной) части бланка следует заполнять следующую информацию:

1. В части формы документа: название и вид формы, код по ОКУД.
2. В части сведений об организации: полное наименование учреждения, код ОКПО. Адрес и телефон фирмы указывать не нужно.
3. Отчетный период — месяц, за который составлена кассовая книга, либо иной отрезок времени.
4. Заключительная часть. Кассовая книга, образец заполнения вручную, оформляется следующим образом: пропишите количество листов в кассовой книге (цифрами или цифрами и прописью). Заверьте печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера.

Инструкция для табличной части, как заполнять кассовую книгу (образец).